Avaa päävalikkoSulje päävalikko  

Näin Utajärven kunnan laatujärjestelmä toimii

Utajärven kunnan toimintajärjestelmä on ISO 9001 –standardivaatimukset täyttävä. Siinä on ydinprosesseiksi määritelty johtaminen sekä hallintokuntien ( kehittämispalvelut, sivistyspalvelut, peruspalvelut, tekniset palvelut ) tuottamat palvelut. Tukiprosesseihin kuuluvat toiminnan kehittämisen järjestelmä, henkilöstöhallinto, palvelujen kehittämisen järjestelmä sekä ostotoiminta ja erityisvastuut. Lisäksi on kuvattu toimintajärjestelmän ylläpitoon ja järjestelmätoimintoihin liittyvät prosessit.

Jokaiselle prosessille on nimetty prosessin omistaja, jonka vastuulla prosessi on.

Kaikista kunnan toiminnoista on tehty omat prosessikuvaukset. Kuvausten tarkkuustasoa määritettäessä on otettu huomioon henkilöstön koulutustausta ja tehtävän vaatimukset, onko kyseessä myös kuntalaisille tarkoitettu informaatio tai käytetäänkö materiaalia myös tehtävään perehdyttämiseen. Kuvaukset ovat sähköisessä muodossa kunnan hallintoverkossa.

Johtamisen prosessikuvaukset pitävät sisällään kunnan hallintoon liittyvän luottamushenkilöorganisaation kiinnittymisen järjestelmään, organisoinnin ja johtamisen tasot sekä koko organisaatioon liittyvän suunnittelu- seuranta- ja kehittämisjärjestelmän. Vuorovaikutussuhteet tulevat esille johtamisprosessin kautta. Kunnan laatupolitiikka on hyväksytty valtuustossa 25.9.2001 ja sitä päivitetään jokaisen strategiapäivityksen yhteydessä.
 
Hallintokunnittain tehdyissä kuvauksissa on nähtävissä hallintokuntien tehtävät prosessoituna sekä hallintokuntakohtainen ohjaus- ja suunnittelujärjestelmä. Hallintokuntien sisäiset työtehtävät on prosessoitu tiimeittäin ja työpaikka/tehtäväkohtaisesti. Yleiset laatuvaatimukset, -kriteerit, asiakasmääritykset ja –vaatimukset sisältyvät kuvauksiin. Samoin prosessikuvauksissa näkyvät erilaiset henkilötason vastuut ja valtuudet.

Toiminnan kehittämisprosessissa on kuvattu jatkuvan laadun parantamisen järjestelmä, joka pitää sisällään toiminnan kehitysmenettelyn, asiakastyytyväisyyden arvioinnin, asiakaspalautteen keräämisen, sisäisten auditointien, tietojen käsittelyn ja analysoinnin menetelmät. Toiminnan kehittämisprosessia valvotaan johdonkatselmusjärjestelmän avulla.

Henkilöstöhallinto ja palvelujenkehittämisen prosesseissa on kuvattu ko. alueiden kehittämisen systematiikka, joka on kaikkien kunnan prosessien osalta samanlainen.

Toimintajärjestelmää rakennettaessa tarkasteltiin ja analysoitiin kaikki kunnan toiminnot ja päädyttiin uudistamaan mm. organisaatiomalli, suunnittelujärjestelmä ja seurantajärjestelmä. Prosessien sisällä uudistettiin tapoja tuottaa palvelua sekä poistettiin päällekkäisyyksiä.

Systemaattisen tarkastelun kautta Utajärven kunnassa päädyttiin koko kuntaorganisaatiossa tiimitoimintamalliin, jossa valta ja vastuu katsottiin tehokkaammin jakautuvat sinne missä varsinainen toimintakin on. Poikkihallinnollisesti perustettiin hallintotiimi, joka vastaa koko kunnan talous- ja henkilöstöhallinnon sekä yleisistä toimisto- ja asiakaspalvelutehtävistä. Muuten tiimiytyminen toteutettiin hallintokunnittain tai toiminnoittain.

Tiimien toiminnalle on määritetty samankaltaisia puitteita esim. palaveri- ja dokumentointikäytäntöjä, joilla varmistetaan tiimien asioiden eteneminen ja äänen kuuluminen ylemmälle päätöstasolle asti.

Suunnittelussa, tavoitteenasettelussa ja mittaamisessa päädyttiin tasapainotetun mittariston malliin ( BSC ), jossa tavoitteita tarkastellaan kaikkiaan neljästä näkökulmasta:
- talouden näkökulma
- asiakasnäkökulma
- toiminto- ja prosessinäkökulma
- oppimisen/henkilöstön näkökulma.

Valtuuston asettamat kriittiset menestystekijät kuhunkin näkökulmaan jalkautetaan hallintokunnittain, tiimeittäin ja työpisteittäin sekä henkilöstön kehityskeskustelussa tehtävän tavoitteenasettelun kautta.

Toiminnan kehittäminen pitää sisällään palautetiedon hankkimisen sekä analysoinnin ja jatkuvan kehittämisen systematiikan. Systemaattisella asiakastyytyväisyyden mittaamisella, asiakaspalautteen keräämisellä ja toiminnan kehittämisjärjestelmää noudattamalla varmistetaan asiakasvaatimusten kuuleminen sekä siihen vastaaminen.

Sisäisellä auditoinnilla varmistetaan, että organisaatio toimii sovitulla, prosessikuvauksissa esitetyllä tavalla sekä kerää tarvittavaa tietoa toiminnan kehittämistä varten, sovituilla menetelmillä. Lisäksi kerätään vertailutietoa määritetyistä vertailukunnista, mitataan tavoitteiden saavuttamista ennakkoon määritetyin mittarein ja kun kaikista näistä järjestelmistä saadut tiedot käsitellään ja analysoidaan sovitulla tavalla, niin varmistetaan jatkuvan parantamisen toimivuus. Tätä kehittämisprosessia valvotaan johdonkatselmusjärjestelmän avulla sekä tekemällä suunnittelun pohjaksi nykytila-analyysejä.
Johdonkatselmus pidetään kaksi kertaa vuodessa. Siinä tehdään kunnan toimintojen laadun, tehokkuuden ja tulosten arviointia, tavoite-toteutumavertailut sekä kehittämistoimenpiteiden määritys. Pohjana on prosesseittain nimettyjen laatuvastuuhenkilöiden raportointi sekä toiminnan kehittämismenettelyn kautta kerätty tieto.