Ohita päävalikko
Takaisin etusivulle
Avaa päävalikkoSulje päävalikko  
Ohita sivuvalikko

Asiahallintarekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hallintopalvelut
Vanhatie 46
91600 Utajärvi
Sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Haapapuro Tarja
Puh. 050 375 8854
Sähköposti: tarja.haapapuro@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Aitamurto Juha
Puh. 050 570 3185
Sähköposti: juha.aitamurto@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Organisaation diaarin ylläpito sekä asioiden ja asiakirjojen käsittely ja päätöksenteon hoitaminen viranomaistoiminnassa.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää Dynasty -asianhallintajärjestelmään laadittujen asiakirjojen lisäksi tiedot asioiden, asiakirjojen ja päätösten vireilletulo-, lähettämis-, saapumis-, toimenpide-, päätös- ja tiedoksiantopäivämääristä, lähettäjien ja vastaanottajien yhteystiedoista, määräajoista ja käsittelijöistä.

Asiakirjat voivat sisältää myös muita henkilöä koskevia tietoja sekä arkaluonteisia henkilötietoja, jolloin asiat/asiakirjat ovat näiltä osin salassa pidettäviä. Salassa pidettävät tiedot pidetään järjestelmässä erillään omissa aineistoissaan ja niiden käyttöä rajataan käyttöoikeuksilla.

Asiahallintarekisterin asiakirjoja ja muuta siihen liittyvää dokumentaatiota tallennetaan sähköisesti myös Therefore -dokumentinhallintajärjestelmään.

Säännönmukaiset tietolähteet

Saapuneet ja lähteneet asiakirjat, henkilöiden tai yritysten omat ilmoitukset sekä organisaation sisällä syntyneet vireillepanot ja laaditut asiakirjat.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä ei luovuteta tietoja suoramarkkinointiin, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn pyynnön ja ao. säädöksiin nojautuvan oikeuden perusteella:

  • Henkilötietoja luovutetaan pyynnöstä julkisuuslain (621/1999) 13§:n ja 16 §:n
    3 momentin mukaisesti.
  • Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin määräytyy julkisuuslain 11§:n nojalla.
  • Oikeus saada tietoja itseään koskevasta asiakirjasta määräytyy julkisuuslain
    12§:n nojalla.

Asiakirjojen julkisuudessa noudatetaan Lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 (24§) sekä asiakohtaista erityislainsäädäntöä.

Julkisia päätöksiä koskee Kuntalain mukainen tiedottamisvelvollisuus.

Esityslistat julkaistaan kunnan sähköiseen kokoushallintaan.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

  • Utajärven kunnan päätearkisto
  • Dynasty -asiahallintajärjestelmä
  • Sähköinen kokoushallinta, Luottamushenkilöiden verkkopalvelu
  • Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä

Manuaalinen aineisto:

  • Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

  • Dynasty -asiahallintajärjestelmän käyttö on suojattu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmän sisältöä rajoitetaan käyttöoikeusryhmillä. Ydinjärjestelmä on suljetussa tietoverkossa, josta julkaisut tehdään julkiselle julkaisualustalle. Julkaisualustan tietoliikenneyhteys on salattu.
  • Luottamushenkilöiden verkkopalvelu on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietosisältöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Palvelun tietoliikenneyhteys on salattu.
  • Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme

päivitetty viimeksi: 14.10.2020 15:18

Käytämme evästeitä sivuston toiminnoissa, sosiaalisen median ominaisuuksien tarjoamiseen ja liikenteen analysointiin.
Tietoa sivustosta