Etsivä nuorisotyön asiakasrekisteri
Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018
Rekisterinpitäjä
Utajärven kunta, Hyvinvointipalvelut
Vanhatie 46, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Holappa Katja
Puh.050 564 4084
Sähköposti: katja.holappa@utajarvi.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa
Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin.
Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö
- Nuorisolaki (1285/2016)
Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- rekisteröidyn perustiedot: nimi, henkilöturvatunnus, sukupuoli, syntymäaika, äidinkieli, koulutustausta, osoite, puhelinnumero, sähköposti.
- asiakkuuteen, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakassuhteen aloitus- ja lopetustiedot.
- seurantatiedot asiakkaan suostumuksella ja yhteisellä sopimuksella
- mahdollisesti muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
- päätetyt jatkotoimenpiteet
- mitä tietoja ja kenelle nuoresta on annettu
Säännönmukaiset tietolähteet
Nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot viranomaisilta, Kansaneläkelaitokselta, nuorten kanssa toimivilta rekisteröidyiltä yhdistyksiltä, säätiöiltä tai muilta nuorten harrastustoimintaa tarjoavilta yhteisöiltä (nuorisolain 11 §) - pääosin nuori antaa itse etsivässä nuorisotyössä tarpeelliset tietonsa - joskus nuoren itsensä antamalla suostumuksella voidaan hankkia etsivässä nuorisotyössä tarpeellisia tietoja muualta (nuorisolain 11 §:n 1 momentti, henkilötietolain 3 §:n 7 kohta ja 12 §:n 1 momentin 1 kohta)
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Joskus tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa nuoren ja, jos nuori on alaikäinen, myös hänen huoltajansa nimenomaisella suostumuksella sille viranomaiselle tai viranomaisen hyväksymälle palveluntarjoajalle, jolle nuori ohjataan. Alaikäinen nuori voi kuitenkin päättää häntä koskevien tietojen luovuttamisesta kehitystään vastaavasti (nuorisolain 12 §:n 2 momentti). Luovutus tulee tapahtua tietoturvallisesti.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
- Hyvinvointitalon lähiarkistot
- PARent -järjestelmä
- Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä
Manuaalinen aineisto:
Asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:
- Tietojärjestelmät suojataan salasanoin ja työtehtävien perusteella annettavin
käyttäjätunnuksin ulkopuolisilta. Henkilökuntaan kuuluva pääsee käsittelemään
vain niitä tietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Tietojen salassa pidosta
säädetään nuorisolain 12 §:n 3 momentissa sekä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:ssä. - Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.
Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
Tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan, tai siihen saakka kunnes asiakas täyttää 29 vuotta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme