Ohita päävalikko
Takaisin etusivulle
Avaa päävalikkoSulje päävalikko  
Ohita sivuvalikko

Henkilöstörekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hallintopalvelut
Vanhatie 46
91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Haapapuro Tarja
Puh. 050 375 8854
Sähköposti: tarja.haapapuro@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Aitamurto Juha
Puh. 050 570 3185
Sähköposti: juha.aitamurto@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen. Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, työnhakijana, opiskelijana, harjoittelijana tai kunnan luottamushenkilönä. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa.

Rekisterissä olevia tietoja kunta käyttää suorittaessaan niitä työntekijöitään, opiskelijoitaan, harjoittelijoitaan ja luottamushenkilöitään koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös työvoiman hankintaan, henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

  • Henkilötietolaki (523/1999)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Työsopimuslaki (55/2001)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Henkilöstöhallintoon liittyvä erityislainsäädäntö

Rekisterin tietosisältö

  • Työntekijöiden ja muiden rekisteröityjen perus/yhteystiedot
  • Virkaan, toimeen, vakanssiin tai tehtävään liittyvät tiedot
  • Palkkaukseen liittyvät tiedot
  • Työntekijään liittyvät muut tiedot mm. osaamisenhallinta, tutkinnot, kehityskeskustelun tiedot
  • Työntekijän työajan seuranta ja suunnittelutiedot
  • Työnhakijaan liittyvät tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisteröity itse
  • Rekisteröidyn esimies
  • Työnhakuun liittyvät haastattelut
  • Henkilöstöhallinnolliset päätökset
  • Poliisi
  • Kela
  • Valvira
  • Väestörekisterikeskus
  • Työterveyshuolto ja muut terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat
  • Keva
  • Verottaja
  • Työvoimatoimisto

Tietoja yhdistetään tarvittaessa Utajärven kunnan teknisen kameravalvonnan rekisteritietoihin ja kunnan kulunvalvonnan ja työajanseurannan ja henkilörekisterin tietoihin.

Rekisterin tietoja yhdistetään Utajärven kunnan eri sähköisten tietojärjestelmien käyttäjärekisterin tietoihin.

Tietoja yhdistetään myös Utajärven kunnan työterveyshuollon tietoihin.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, vain jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Tietoja luovutetaan eri viranomaisille lakien edellyttämissä määrin.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

  • Utajärven kunnan lähiarkistot
  • Utajärven kunnan väliarkisto
  • Utajärven kunnan päätearkisto
  • Titania työajan suunnittelu ja seuranta -järjestelmä
  • Dynasty -asiahallintajärjestelmä
  • ePassi - palvelu, Kulttuuri & liikunta etu henkilöstölle
  • Organisaation mobiilipalveluiden ratkaisu, Telia
  • Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä

Manuaalinen aineisto:

  • Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden
    käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

  • Titania - järjestelmän käyttö on suojattu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.
  • Dynasty -asiahallintajärjestelmän käyttö on suojattu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmän sisältöä rajoitetaan käyttöoikeusryhmillä. Ydinjärjestelmä on suljetussa tietoverkossa, josta julkaisut tehdään julkiselle julkaisualustalle. Julkaisualustan tietoliikenneyhteys on salattu.
  • ePassi -palvelun käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Palvelun käyttäjätietoja hallinnoi kunnassa pääkäyttäjä.
  • Organisaation mobiilipalveluiden ratkaisua hallinnoidaan Telia Yritysportaalin
    kautta. Palvelun käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
  • Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme

päivitetty viimeksi: 14.10.2020 15:23

Käytämme evästeitä sivuston toiminnoissa, sosiaalisen median ominaisuuksien tarjoamiseen ja liikenteen analysointiin.
Tietoa sivustosta