Ohita päävalikko
Takaisin etusivulle
Avaa päävalikkoSulje päävalikko  
Ohita sivuvalikko

Henkilöstörekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hallintopalvelut
Vanhatie 46
91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Haapapuro Tarja
Puh. 050 375 8854
Sähköposti: tarja.haapapuro@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Aitamurto Juha
Puh. 050 570 3185
Sähköposti: juha.aitamurto@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen. Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, työnhakijana, opiskelijana, harjoittelijana tai kunnan luottamushenkilönä. Työntekijällä tarkoitetaan myös viranhaltijaa.

Rekisterissä olevia tietoja kunta käyttää suorittaessaan niitä työntekijöitään, opiskelijoitaan, harjoittelijoitaan ja luottamushenkilöitään koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös työvoiman hankintaan, henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.

Perusteet:

  • Henkilötietolaki (523/1999)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Työsopimuslaki (55/2001)
  • Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
  • Henkilöstöhallintoon liittyvä erityislainsäädäntö

Rekisterin tietosisältö

  • Työntekijöiden ja muiden rekisteröityjen perus/yhteystiedot
  • Virkaan, toimeen, vakanssiin tai tehtävään liittyvät tiedot
  • Palkkaukseen liittyvät tiedot
  • Työntekijään liittyvät muut tiedot mm. osaamisenhallinta, tutkinnot, kehityskeskustelun tiedot
  • Työntekijän työajan seuranta ja suunnittelutiedot
  • Työnhakijaan liittyvät tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisteröity itse
  • Rekisteröidyn esimies
  • Työnhakuun liittyvät haastattelut
  • Henkilöstöhallinnolliset päätökset
  • Poliisi
  • Kela
  • Valvira
  • Väestörekisterikeskus
  • Työterveyshuolto ja muut terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat
  • Keva
  • Verottaja
  • Työvoimatoimisto

Tietoja yhdistetään tarvittaessa Utajärven kunnan teknisen kameravalvonnan rekisteritietoihin ja kunnan kulunvalvonnan ja työajanseurannan ja henkilörekisterin tietoihin.

Rekisterin tietoja yhdistetään Utajärven kunnan eri sähköisten tietojärjestelmien käyttäjärekisterin tietoihin.

Tietoja yhdistetään myös Utajärven kunnan työterveyshuollon tietoihin.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, vain jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.

Tietoja luovutetaan eri viranomaisille lakien edellyttämissä määrin.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

  • Utajärven kunnan lähiarkistot
  • Utajärven kunnan väliarkisto
  • Utajärven kunnan päätearkisto
  • Titania työajan suunnittelu ja seuranta -järjestelmä
  • Dynasty -asiahallintajärjestelmä
  • ePassi - palvelu, Kulttuuri & liikunta etu henkilöstölle
  • Organisaation mobiilipalveluiden ratkaisu, Telia
  • Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä

A Manuaalinen aineisto

  • Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden
    käyttöä valvotaan.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

  • Titania - järjestelmän käyttö on suojattu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.
  • Dynasty -asiahallintajärjestelmän käyttö on suojattu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmän sisältöä rajoitetaan käyttöoikeusryhmillä. Ydinjärjestelmä on suljetussa tietoverkossa, josta julkaisut tehdään julkiselle julkaisualustalle. Julkaisualustan tietoliikenneyhteys on salattu.
  • ePassi -palvelun käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Palvelun käyttäjätietoja hallinnoi kunnassa pääkäyttäjä.
  • Organisaation mobiilipalveluiden ratkaisua hallinnoidaan Telia Yritysportaalin
    kautta. Palvelun käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
  • Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Rekisteröidyn informointi

Rekisterin tietosuojaseloste on julkaistu Utajärven kunnan Internet-sivuilla www.utajarvi.fi

Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolaki 26 §).

Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot 26 §:ssä tarkoitetulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona (Henkilötietolaki § 28, EU:n tietosuoja-asetus). Tarkastuspyyntö lähetetään osoitteeseen:

Utajärven kunta
Tietosuojavastaava
Vanhatie 46
91600 Utajärvi

Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa (henkilötietolaki 27 §, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 11 § 2 momentti). Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Lue lisää Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki § 29, EU:n tietosuoja-asetus)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä.

Korjauspyyntö esitetään rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.

Korjauspyyntö lähetetään osoitteeseen:

Utajärven kunta
Tietosuojavastaava
Vanhatie 46
91600 Utajärvi

Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen korjaamista.

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Lue lisää Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on mahdollisuus kieltää rekisterinpitäjältä henkilötietolain 30 §:n mukainen toiminta (julkiset nimi- ja osoitetiedot suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten).

Rekisterinpitäjä ei harjoita ko. lainkohdan mukaista toimintaa, joten erillistä kieltopyyntöä ei tarvita.

päivitetty viimeksi: 08.09.2020 20:21