Kirjaston kaukolaina- ja kotipalveluasiakasrekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hyvinvointipalvelut
Vanhatie 46, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Hämäläinen Heljä
Puhelin: 050 444 0029
Sähköposti: helja.hamalainen@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Aitamurto Juha
Puh. 050 570 3185
Sähköposti: juha.aitamurto@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietojen käyttötarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen kirjastoissa, tilastointi ja Kirjaston suunnittelu- ja selvitystehtävät. Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö:

• Kirjastolaki 904/1998
• Henkilötietolaki (523/99)
• Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/99)

Rekisterin tietosisältö

Kirjaston kaukopalvelu asiakkaat

• Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Kirjaston kotipalveluasiakkaat

• Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, kirjastokortin numero

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot: asiakas itse tai hänen huoltajansa. Kirjasto voi päivittää yhteys- ja henkilötietoja väestötietojärjestelmästä.

Lainaustoimintaan liittyvät tiedot: kirjastojärjestelmä

Verkkopalvelun asetukset: kirjastojärjestelmä

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kirjastoilla on oikeus hyödyntää itse ja luovuttaa ulkopuolisille toimijoille kirjastonkäyttöön liittyviä tietoja niin, ettei yksittäisten asiakkaiden tietosuojaa vaaranneta.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Koha-kirjastojärjestelmä (erillinen rekisteriseloste)
• Sotu-siilo (erillinen rekisteriseloste)
• Mikroväylä Servmanager (erillinen rekisteriseloste)
• Kirjaston lähiarkisto
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä

Manuaalinen aineisto:

Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden
käyttöä valvotaan

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Utajärven kirjaston kaukopalvelu asiakkaat

• Säilytetään vuoden ajan, tuhotaan vuositilastoinnin jälkeen

Kirjaston kotipalveluasiakkaat

• Asiakassuhteen päättymisestä 6 kuukautta eteenpäin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme