Ohita päävalikko
Takaisin etusivulle
Avaa päävalikkoSulje päävalikko  
Ohita sivuvalikko

Kotiseutuarkiston asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Sivistyspalvelut
Vanhatie 46, 91600 Utajärvi
Sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tarja Vimpari
Puh. 050 588 6607
Sähköposti: tarja.vimpari@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Aitamurto Juha
Puh. 050 570 3185
Sähköposti: juha.aitamurto@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kotiseutuarkistoon tallennetaan yhdistysten, seurojen, osuuskuntien, yksityisten henkilöiden asiakirjoja. Arkiston luovuttaja voi luovutusasiakirjassa määrätä aineistolle käyttökiellon jatkuvaksi haluamaansa ajankohtaan. Ilman käyttökieltoa aineisto on vapaasti käytettävissä esim. tutkimuskäyttöön.

Aineiston käyttäjä sitoutuu allekirjoittamalla lainauslomakkeen käyttämään akistosta ilmeneviä tietoja asianmukaisesti ts. olemaan käyttämättä saamiaan tietoja väärin.

Mahdollisten väärinkäytösten varalta on Kotiseutuarkiston ylläpitäjällä oltava tieto siitä, ketkä arkistoja ovat tutkineet.

Rekisterin tietosisältö

Kotiseutuarkistoon aineiston luovutuksista:

  • materiaalin luovuttajan nimi
  • muodostettavan arkiston nimi
  • luovutuksen ajankohta.

Kotiseutuarkiston käytöstä:

  • käyttäjän nimi
  • käytetyn arkiston nimi
  • käytön ajankohta

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Luovuttajan antamat tiedot.
  • Käyttäjän antamat tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kotiseutuarkistoon luovutettavasta aineistosta muodostettavan arkiston arkistoluetteloon merkitään aineiston luovuttajan nimi ja luovutuksen ajankohta. Arkistoluettelot ovat julkista tietoa.

Arkistomateriaalin käsittely on mahdollista kirjaston tiloissa (ei anneta kotilainoiksi). Tämä voi tapahtua, kun on allekirjoittanut lainauslomakkeen ja hyväksyttyään käyttöehdot.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

  • Kirjaston lähiarkisto
  • Kulttuuritoimiston lähiarkisto
  • Therefore –dokumentinhallintajärjestelmä

A Manuaalinen aineisto

Luovutusasiakirjat ovat paperitallenteita. Niitä säilytetään kulttuuritoimistossa lukitussa kaapissa. Arkistoluettelot ovat paperitallenteina kirjastossa lukituissa tiloissa. Lainauslomakkeet säilytetään kirjastossa kansiossa. Sitä säilytetään tiloissa, joihin asiakkailla ei ole pääsyä.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Arkistoluettelot ovat myös kunnan sähköisessä dokumentinhallintajärjestelmässä, pääsy asiakirjoihin tapahtuu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa
olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Historian kannalta merkittävät ja oleelliset tiedot voidaan laon perusteella säilyttää pysyvästi.

Rekisteröidyn informointi

Rekisterin tietosuojaseloste on julkaistu Utajärven kunnan Internet-sivuilla www.utajarvi.fi

Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolaki 26 §). Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot 26 §:ssä tarkoitetulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona (Henkilötietolaki § 28, EU:n tietosuoja-asetus). Tarkastuspyyntö lähetetään osoitteeseen:

Utajärven kunta
Tietosuojavastaava
Vanhatie 46
91600 Utajärvi

Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa (henkilötietolaki 27 §, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 11 § 2 momentti).

Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Lue lisää Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki § 29, EU:n tietosuoja-asetus)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä.

Korjauspyyntö esitetään rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.

Korjauspyyntö lähetetään osoitteeseen:

Utajärven kunta
Tietosuojavastaava
Vanhatie 46
91600 Utajärvi

Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen korjaamista.

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Lue lisää Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on mahdollisuus kieltää rekisterinpitäjältä henkilötietolain 30 §:n mukainen toiminta (julkiset nimi- ja osoitetiedot suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten).

Rekisterinpitäjä ei harjoita ko. lainkohdan mukaista toimintaa, joten erillistä kieltopyyntöä ei tarvita.

päivitetty viimeksi: 08.09.2020 20:28