Kulunvalvontarekisteri
Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018
Rekisterinpitäjä
Utajärven kunta, Elinympäristöpalvelut
Vanhatie 46
91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Repola Asko
Puh. 050 349 4692
sähköposti: asko.repola@utajarvi.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa
Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi
Rekisterin nimi
Kulunvalvontarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on avainkirjanpito eli lukoston, avainten ja niiden haltijoiden hallinta.
Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu.
Rekisterin tietosisältö
Tiedot lukostosta ja avaimista, sekä seuraavat tiedot avainten haltijoista:
- Nimi
- Yritys/virasto (Osasto/Yksikkö)
- Puhelinnumero
- Osoitetiedot
- Sähköpostiosoite
- Luovutuspäivämäärä
Säännönmukaiset tietolähteet
Organisaation sisällä työntekijän esimies tai asiakas itse.
Organisaation ulkopuolisten osalta asiakas itse.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Ei säännönmukaisia luovutuksia. Rikostilanteissa tietoja luovutetaan Poliisille. Tarvittaessa tietoja voidaan luovuttaa Utajärven kunnan elinympäristöjohtajalle.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
- Hallintopalveluiden lähiarkistot
- ILoq-lukitusjärjestelmä
- Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä
Manuaalinen aineisto:
- Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:
- ILoq-lukitusjärjestelmän käyttö on suojattu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmä on pilvipalvelu, jonka yhteys on salattu.
- Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.
Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.
Jos säilytysaikana tulee ilmoitus vahingonteosta tai muusta rikoksesta, tiedot säilytetään tältä osin rikoksen selvittämiseen saakka.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme