Luottamushenkilörekisteri
Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018
Rekisterinpitäjä
Utajärven kunta, Hallintopalvelut
Vanhatie 46
91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Karhu Eeva-Kaisa
Puh. 040 610 2612
Sähköposti: eeva-kaisa.karhu@utajarvi.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa
Tietosuojavastaava
Aitamurto Juha
Puh. 050 570 3185
Sähköposti: juha.aitamurto@utajarvi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on luottamustoimen hoitamisen kannalta välttämättömien tietojen kerääminen luottamushenkilöiltä ja heidän varahenkilöiltään.
Rekisterin käyttötarkoituksena on toimia tiedottamisen ja päätöksenteon apuvälineenä. Rekisterin tietoja käytetään myös kokouspalkkioiden, matkakorvausten ja ansionmenetyskorvauksien maksamiseen.
Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta
Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta.
Rekisterin tietosisältö
Luottamushenkilön nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, puolue tai muu valitsijayhdistys, ammatti, pankkiyhteystiedot, kunnalliset luottamustoimet, erityisruokavaliot.
Lisäksi kerätään tiedot kokouspalkkioista, matkakorvauksista ja ansionmenetyskorvauksista.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään luottamushenkilöiltä itseltään henkilötietolomakkeilla.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
- Utajärven kunnan lähiarkistot
- Utajärven kunnan väliarkisto
- Utajärven kunnan päätearkisto
- Innofactor sidonnaisuusrekisteri
- Dynasty –asiahallintajärjestelmä
- Luottamushenkilöiden verkkopalvelu
- Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä
Manuaalinen aineisto:
- Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden
käyttöä valvotaan.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:
- Dynasty -asiahallintajärjestelmän käyttö on suojattu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmän sisältöä rajoitetaan käyttöoikeusryhmillä. Ydinjärjestelmä on suljetussa tietoverkossa, josta julkaisut tehdään julkiselle julkaisualustalle. Julkaisualustan tietoliikenneyhteys on salattu.
- Luottamushenkilöiden verkkopalvelu on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietosisältöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Palvelun tietoliikenneyhteys on salattu.
- Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.
Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme