Nuorten työpajatoiminnan asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hyvinvointipalvelut
Vanhatie 46, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Vanninen-Vaattovaara Janne
Puh. 050 568 0620
Sähköposti: janne.vanninen-vaattovaara@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin.

Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö

• Nuorisolaki (1285/2016)

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• rekisteröidyn perustiedot: nimi, henkilöturvatunnus, sukupuoli, syntymäaika, äidinkieli, koulutustausta, osoite, puhelinnumero, sähköposti.
• asiakkuuteen, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakassuhteen aloitus- ja lopetustiedot.
• mahdollisesti muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
• päätetyt jatkotoimenpiteet
• mitä tietoja ja kenelle nuoresta on annettu
• Seurantatiedot puolivuosittain vuoden ajan asiakkaan suostumuksella
• valmentautujan työpajalle ohjaava taho ja palvelu, johon on ohjattu (esim. työharjoittelu)
• valmennusjakson kesto
• valmentautujan sijoittuminen pajajakson jälkeen

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Nuorten työpajan asiakkaiden henkilötiedot saadaan heidän itse kertomina, tai mm. lähettävän tahon tiedoista sekä palveluihin rekisteröitymisen ja palveluiden käyttämisen yhteydessä ilmenevistä tiedoista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Hyvinvointitalon lähiarkistot
• PARent -järjestelmä
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä

Manuaalinen aineisto:

• Asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• Tietojärjestelmät suojataan salasanoin ja työtehtävien perusteella annettavin käyttäjätunnuksin ulkopuolisilta. Henkilökuntaan kuuluva pääsee käsittelemään vain niitä tietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan, ja hävitetään seurantajakson päätyttyä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme