Oppilas- ja opiskelijarekisteri
Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018
Rekisterinpitäjä
Utajärven kunta, Sivistyspalvelut
Vanhatie 46
91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Repola Mervi
Puh. 050 444 0950
Sähköposti: mervi.repola@utajarvi.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa
Tietosuojavastaava
Aitamurto Juha
Puh. 050 570 3185
Sähköposti: juha.aitamurto@utajarvi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Perusopetuslain mukaisen opetuksen sekä lukiolain mukaisen lukiokoulutuksen järjestäminen ja toteuttaminen:
- oppilas- ja opiskelijahallinto
- oppilas- ja opiskelija-arvioinnin rekisteröinti
Tunnusten luominen opetuksen järjestämisen kannalta keskeisiin ohjelmistojärjestelmiin. Opettajien ja muun henkilökunnan rekisterin käyttäjätunnusten hallinta. Perusteet:
- Perusopetuslaki ja oppilashuoltolaki esiopetuksen osalta (628/1998 ja 1287/2013)
- Perusopetuslaki (628/1998), Perusopetusasetus 852/1988
Rekisterin tietosisältö
Oppilaiden ja opiskelijoiden tiedot:
- yksilöinti- ja yhteystiedot, valokuva
- kotikunta, äidinkieli, kansalaisuus, uskontokunta, koulunkäynnin historia, ainevalinnat ja suoritukset, arviointitiedot ja todistukset liitteineen, tuntimerkinnät (poissaolot, huomautukset, palautteet), ylioppilastutkintoon ja -kirjoituksiin liittyvät tiedot sekä muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto
- terveydentilaa koskevia henkilötietoja kerätään ja käsitellään koulunkäynnin kannalta oleelliselta osin.
- oppilaan tuen järjestämiseen liittyvä dokumentaatio: pedagoginen arvio, pedagoginen selvitys, oppimissuunnitelma, tuen vaihe, henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma (HOJKS)
Huoltajien tiedot:
- nimet, yhteystiedot, huoltajuus
Opettajien ja muun henkilökunnan tiedot:
- nimi, henkilötunnus, yhteystiedot
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.
Rekisterin henkilötietojen perusteella oppilaille, opiskelijoille ja opetustoimen henkilöstölle voidaan luoda käyttäjätunnukset opetuksessa käytettäviin palveluihin ilman erillistä huoltajan lupaa. Perusteena Tietosuojavaltuutetun toimiston ratkaisu Dnro 2450/41/2016 ja 2856/41/2012.
Yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohdan 1 alakohdan c, mukaan henkilötietojen käsittely on sallittua, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Kun henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on opetuksen järjestäminen, ja opetuksen järjestämisessä käytetään tieto- ja viestintätekniikkaa, kyse on opetuksen järjestämisessä käytettävistä työvälineistä (HeTiL 8.1§ 5 kohta). Tällöin erillistä suostumusta opetuksessa käytettävien käyttäjätunnusten luomiseen oppilaalta/opiskelijalta/huoltajilta ei tarvita.
Perusteet:
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)
- Henkilötietolaki 11 § (523/1999)
- Perusopetuslaki 40 § (628/1998)
Säännönmukaiset tietolähteet
Oppilaiden ja opiskelijoiden tiedot:
- opiskelija itse
- oppilaan/opiskelijan huoltajat
- koulun ja oppilashuollon henkilöstö
- oppilaan/opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
- viranhaltijan päätöspöytäkirjat - oppilaan/opiskelijan edellinen koulu luovuttaa opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot
- yhteishaussa valittujen uusien lukio-opiskelijoiden tiedot saadaan Opetushallituksen
Opintopolku-järjestelmästä
- Ylioppilastutkintolautakunta
Huoltajien tiedot:
- huoltajat itse henkilökohtaisesti tai Wilma-järjestelmän kautta
Opettajien ja muun henkilökunnan tiedot:
- opettajat ja henkilökunta itse henkilökohtaisesti tai Wilma-järjestelmän kautta
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Julkisten tietojen luovutus viranomaisten henkilöstörekisteristä määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin perusteella.
Utajärven kunnan opetustoimi, paperituloste:
- luokkakohtaiset oppilas- ja opiskelijaluettelot (nimi, henkilötunnus ja osoitetiedot) tilastointipäivän 20.9. tilanne
Koulukuljetukset:
- koulutoimiston logistiikkakäyttö
- tarvittaessa liikennöitsijät
KOSKI-palvelu:
- lakisääteiset tiedot
Opetushallitus
- yhteisvalintaan Opintopolku -järjestelmään
- lakisääteiset tilastotiedot pyydettäessä
Tilastokeskus
- lakisääteiset tilastotiedot pyydettäessä
- ei yksittäistä oppilasta koskevia tietoja, ainoastaan lukumääriä
Uusi koulu; oppilaan/opiskelijan vaihtaessa koulua
- oppilaskortti (paperituloste), opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät
tiedot
Oppilas/opiskelija, paperituloste:
- arviointitodistukset (Perusopetusasetus 852, 10 § ja lukioasetus)
Ylioppilastutkintolautakunta:
- ylioppilastutkinnon ilmoittautumistiedot ja muut tarvittavat tiedot (mm. erityisjärjestelyhakemukset)
Koulupsykologi ja -kuraattori
- pyydettäessä yksilöinti- ja yhteystiedot
- oppilashuollon rekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä.
Salassapidettäviä tietoja voidaan luovuttaa toiselle viranomaiselle tai oppilaan uuteen kouluun vain huoltajien suostumuksella.
Opetusta ja oppimista tukevien ohjelmistojärjestelmien ylläpitäjät
- tarvittavat yksilöintitiedot oppilaiden ja opiskelijoiden käyttäjätunnuksen hankkimista varten
Poliisi
- pyydettäessä
Kansaneläkelaitos
- pyydettäessä
Muut tietojen saamiseen oikeutetut viranomaiset
- pyydettäessä
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös EU:n ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 § perusteella.
Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
- Visma InSchool Primus
- Opetustoimen lähiarkisto
- Utajärven kunnan päätearkisto
- Google for Education
- Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö
- Ekapeli -oppimispeli
- Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut
- Otava Oppimisen palvelut
- ViLLE -oppimisjärjestelmä
- Seesaw
- Kahoot!
- Tabletkoulu
Manuaalinen aineisto:
- Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:
Visma InSchool
- Käyttöliittymä ja tietokanta on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla
- Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.
- Julkisen Wilma-käyttöliittymän yhteys on suojattu.
Google for Education
- Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.
Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö
- Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.
Ekapeli -oppimispeli
- Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin. Oppimispeliä voi käyttää myös ilman tunnusta, jolloin henkilötietoja ei tallenneta.
Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut
- Henkilöstö ja lukion oppilaat kirjautuvat henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Perusopetuksen oppilaat kirjautuvat luokkakohtaisella tunnuksella ja tällöin henkilötietoja ei tallenneta.
Otava Oppimisen palvelut
- Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.
ViLLE -oppimisjärjestelmä
- Kirjautuminen Google for Education -tunnuksella.
Seesaw
- Kirjautuminen Google for Education -tunnuksella.
- Kirjautuminen mahdollinen myös luokkakohtaisella tunnuksella.
Kahoot!
- Kirjautuminen Google for Education -tunnuksella.
Tabletkoulu
- Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.
Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.
Google for Education
- Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.
Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö
- Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.
Ekapeli -oppimispeli
- Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.
Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut
- Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.
- Lukion käyttäjätunnuksien osalta työtila vanhenee kurssin suorituksen jälkeen.
Otava Oppimisen palvelut
- Henkilökohtaiset tunnukset poistetaan lukuvuosittain palveluntarjoajan toimesta.
ViLLE -oppimisjärjestelmä
- Käyttäjätunnus poistuu Google for Education –tunnuksen poiston yhteydessä.
Seesaw
- Käyttäjätunnus poistuu Google for Education –tunnuksen poiston yhteydessä.
Kahoot!
- Käyttäjätunnus poistuu Google for Education –tunnuksen poiston yhteydessä.
Tabletkoulu
- Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme