Oppilas- ja opiskelijarekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Sivistyspalvelut
Vanhatie 46
91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Repola Mervi
Puh. 050 444 0950
Sähköposti: mervi.repola@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Aitamurto Juha
Puh. 050 570 3185
Sähköposti: juha.aitamurto@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Perusopetuslain mukaisen opetuksen sekä lukiolain mukaisen lukiokoulutuksen järjestäminen ja toteuttaminen:

oppilas- ja opiskelijahallinto
oppilas- ja opiskelija-arvioinnin rekisteröinti

Tunnusten luominen opetuksen järjestämisen kannalta keskeisiin ohjelmistojärjestelmiin. Opettajien ja muun henkilökunnan rekisterin käyttäjätunnusten hallinta.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

Perusopetuslaki ja oppilashuoltolaki esiopetuksen osalta (628/1998 ja 1287/2013)
Perusopetuslaki (628/1998), Perusopetusasetus 852/1988

Rekisterin tietosisältö

Oppilaiden ja opiskelijoiden tiedot:

yksilöinti- ja yhteystiedot, valokuva
kotikunta, äidinkieli, kansalaisuus, uskontokunta, koulunkäynnin historia, ainevalinnat ja suoritukset, arviointitiedot ja todistukset liitteineen, tuntimerkinnät (poissaolot, huomautukset, palautteet), ylioppilastutkintoon ja -kirjoituksiin liittyvät tiedot sekä muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto
terveydentilaa koskevia henkilötietoja kerätään ja käsitellään koulunkäynnin kannalta oleelliselta osin.
oppilaan tuen järjestämiseen liittyvä dokumentaatio: pedagoginen arvio, pedagoginen selvitys, oppimissuunnitelma, tuen vaihe, henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma (HOJKS)

Huoltajien tiedot:

nimet, yhteystiedot, huoltajuus

Opettajien ja muun henkilökunnan tiedot:

nimi, henkilötunnus, yhteystiedot

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.

Rekisterin henkilötietojen perusteella oppilaille, opiskelijoille ja opetustoimen henkilöstölle voidaan luoda käyttäjätunnukset opetuksessa käytettäviin palveluihin ilman erillistä huoltajan lupaa. Perusteena Tietosuojavaltuutetun toimiston ratkaisu Dnro 2450/41/2016 ja 2856/41/2012.

Yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohdan 1 alakohdan c, mukaan henkilötietojen käsittely on sallittua, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Kun henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on opetuksen järjestäminen, ja opetuksen järjestämisessä käytetään tieto- ja viestintätekniikkaa, kyse on opetuksen järjestämisessä käytettävistä työvälineistä (HeTiL 8.1§ 5 kohta). Tällöin erillistä suostumusta opetuksessa käytettävien käyttäjätunnusten luomiseen oppilaalta/opiskelijalta/huoltajilta ei tarvita.

Perusteet:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)
Henkilötietolaki 11 § (523/1999)
Perusopetuslaki 40 § (628/1998)

Säännönmukaiset tietolähteet

Oppilaiden ja opiskelijoiden tiedot:

opiskelija itse
oppilaan/opiskelijan huoltajat
koulun ja oppilashuollon henkilöstö
oppilaan/opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
viranhaltijan päätöspöytäkirjat - oppilaan/opiskelijan edellinen koulu luovuttaa opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot
yhteishaussa valittujen uusien lukio-opiskelijoiden tiedot saadaan Opetushallituksen Opintopolku-järjestelmästä
Ylioppilastutkintolautakunta

Huoltajien tiedot:

huoltajat itse henkilökohtaisesti tai Wilma-järjestelmän kautta

Opettajien ja muun henkilökunnan tiedot:

opettajat ja henkilökunta itse henkilökohtaisesti tai Wilma-järjestelmän kautta

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Julkisten tietojen luovutus viranomaisten henkilöstörekisteristä määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin perusteella.

Utajärven kunnan opetustoimi, paperituloste:

luokkakohtaiset oppilas- ja opiskelijaluettelot (nimi, henkilötunnus ja osoitetiedot) tilastointipäivän 20.9. tilanne

Koulukuljetukset:

koulutoimiston logistiikkakäyttö
tarvittaessa liikennöitsijät

KOSKI-palvelu:

lakisääteiset tiedot

Valpas-palvelu

Oppivelvollisuuden keskeytyksen tiedot
Oppivelvollisen tiedot vastuuketjun seuraavalle toimijalle

Opetushallitus

yhteisvalintaan Opintopolku -järjestelmään
lakisääteiset tilastotiedot pyydettäessä

Tilastokeskus

lakisääteiset tilastotiedot pyydettäessä
ei yksittäistä oppilasta koskevia tietoja, ainoastaan lukumääriä

Uusi koulu oppilaan/opiskelijan vaihtaessa koulua:

oppilaskortti (paperituloste), opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät
tiedot

Oppilas/opiskelija, paperituloste:

arviointitodistukset (Perusopetusasetus 852, 10 § ja lukioasetus)

Ylioppilastutkintolautakunta:

ylioppilastutkinnon ilmoittautumistiedot ja muut tarvittavat tiedot (mm. erityisjärjestelyhakemukset)

Koulupsykologi ja -kuraattori:

pyydettäessä yksilöinti- ja yhteystiedot
oppilashuollon rekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä.

Salassapidettäviä tietoja voidaan luovuttaa toiselle viranomaiselle tai oppilaan uuteen kouluun vain huoltajien suostumuksella.

Opetusta ja oppimista tukevien ohjelmistojärjestelmien ylläpitäjät

tarvittavat yksilöintitiedot oppilaiden ja opiskelijoiden käyttäjätunnuksen hankkimista varten

Poliisi

pyydettäessä

Kansaneläkelaitos

pyydettäessä

Muut tietojen saamiseen oikeutetut viranomaiset

pyydettäessä

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös EU:n ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 § perusteella.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Visma InSchool Primus
Opetustoimen lähiarkisto
Utajärven kunnan päätearkisto
Google for Education
Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö
Ekapeli -oppimispeli
Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut
Otava Oppimisen palvelut
ViLLE -oppimisjärjestelmä
Seesaw
Kahoot!
Tabletkoulu

Manuaalinen aineisto:

Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

Visma InSchool

Käyttöliittymä ja tietokanta on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla
Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.
Julkisen Wilma-käyttöliittymän yhteys on suojattu.

Google Workspace for Education -sähköinen opetusympäristö

Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.

Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö

Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.

Ekapeli -oppimispeli

Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin. Oppimispeliä voi käyttää myös ilman tunnusta, jolloin henkilötietoja ei tallenneta.

Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut

Henkilöstö ja lukion oppilaat kirjautuvat henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Perusopetuksen oppilaat kirjautuvat luokkakohtaisella tunnuksella ja tällöin henkilötietoja ei tallenneta.

Otava Oppimisen palvelut

Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.

ViLLE -oppimisjärjestelmä

Kirjautuminen Google Workspace for Education -tunnuksella.

Seesaw

Kirjautuminen Google Workspace for Education -tunnuksella.
Kirjautuminen mahdollinen myös luokkakohtaisella tunnuksella.

Kahoot!

Kirjautuminen Google Workspace for Education -tunnuksella.

Tabletkoulu

Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Google Workspace for Education

Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.