Oppilas- ja opiskelijarekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Sivistyspalvelut
Vanhatie 46
91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Repola Mervi
Puh. 050 444 0950
Sähköposti: mervi.repola@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Aitamurto Juha
Puh. 050 570 3185
Sähköposti: juha.aitamurto@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Perusopetuslain mukaisen opetuksen sekä lukiolain mukaisen lukiokoulutuksen järjestäminen ja toteuttaminen:

• oppilas- ja opiskelijahallinto
• oppilas- ja opiskelija-arvioinnin rekisteröinti

Tunnusten luominen opetuksen järjestämisen kannalta keskeisiin ohjelmistojärjestelmiin. Opettajien ja muun henkilökunnan rekisterin käyttäjätunnusten hallinta. Perusteet:

• Perusopetuslaki ja oppilashuoltolaki esiopetuksen osalta (628/1998 ja 1287/2013)
• Perusopetuslaki (628/1998), Perusopetusasetus 852/1988

Rekisterin tietosisältö

Oppilaiden ja opiskelijoiden tiedot:

• yksilöinti- ja yhteystiedot, valokuva
• kotikunta, äidinkieli, kansalaisuus, uskontokunta, koulunkäynnin historia, ainevalinnat ja suoritukset, arviointitiedot ja todistukset liitteineen, tuntimerkinnät (poissaolot, huomautukset, palautteet), ylioppilastutkintoon ja -kirjoituksiin liittyvät tiedot sekä muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto
• terveydentilaa koskevia henkilötietoja kerätään ja käsitellään koulunkäynnin kannalta oleelliselta osin.
• oppilaan tuen järjestämiseen liittyvä dokumentaatio: pedagoginen arvio, pedagoginen selvitys, oppimissuunnitelma, tuen vaihe, henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma (HOJKS)

Huoltajien tiedot:

• nimet, yhteystiedot, huoltajuus

Opettajien ja muun henkilökunnan tiedot:

• nimi, henkilötunnus, yhteystiedot

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.

Rekisterin henkilötietojen perusteella oppilaille, opiskelijoille ja opetustoimen henkilöstölle voidaan luoda käyttäjätunnukset opetuksessa käytettäviin palveluihin ilman erillistä huoltajan lupaa. Perusteena Tietosuojavaltuutetun toimiston ratkaisu Dnro 2450/41/2016 ja 2856/41/2012.

Yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohdan 1 alakohdan c, mukaan henkilötietojen käsittely on sallittua, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Kun henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on opetuksen järjestäminen, ja opetuksen järjestämisessä käytetään tieto- ja viestintätekniikkaa, kyse on opetuksen järjestämisessä käytettävistä työvälineistä (HeTiL 8.1§ 5 kohta). Tällöin erillistä suostumusta opetuksessa käytettävien käyttäjätunnusten luomiseen oppilaalta/opiskelijalta/huoltajilta ei tarvita.

Perusteet:

• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)
• Henkilötietolaki 11 § (523/1999)
• Perusopetuslaki 40 § (628/1998)

Säännönmukaiset tietolähteet

Oppilaiden ja opiskelijoiden tiedot:

• opiskelija itse
• oppilaan/opiskelijan huoltajat
• koulun ja oppilashuollon henkilöstö
• oppilaan/opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
• viranhaltijan päätöspöytäkirjat - oppilaan/opiskelijan edellinen koulu luovuttaa opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot
• yhteishaussa valittujen uusien lukio-opiskelijoiden tiedot saadaan Opetushallituksen

Opintopolku-järjestelmästä

• Ylioppilastutkintolautakunta

Huoltajien tiedot:

• huoltajat itse henkilökohtaisesti tai Wilma-järjestelmän kautta

Opettajien ja muun henkilökunnan tiedot:

• opettajat ja henkilökunta itse henkilökohtaisesti tai Wilma-järjestelmän kautta

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Julkisten tietojen luovutus viranomaisten henkilöstörekisteristä määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin perusteella.

Utajärven kunnan opetustoimi, paperituloste:

• luokkakohtaiset oppilas- ja opiskelijaluettelot (nimi, henkilötunnus ja osoitetiedot) tilastointipäivän 20.9. tilanne

Koulukuljetukset:

• koulutoimiston logistiikkakäyttö
• tarvittaessa liikennöitsijät

KOSKI-palvelu:

• lakisääteiset tiedot

Opetushallitus

• yhteisvalintaan Opintopolku -järjestelmään
• lakisääteiset tilastotiedot pyydettäessä

Tilastokeskus

• lakisääteiset tilastotiedot pyydettäessä
• ei yksittäistä oppilasta koskevia tietoja, ainoastaan lukumääriä

Uusi koulu; oppilaan/opiskelijan vaihtaessa koulua

• oppilaskortti (paperituloste), opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät
  tiedot

Oppilas/opiskelija, paperituloste:

• arviointitodistukset (Perusopetusasetus 852, 10 § ja lukioasetus)

Ylioppilastutkintolautakunta:

• ylioppilastutkinnon ilmoittautumistiedot ja muut tarvittavat tiedot (mm. erityisjärjestelyhakemukset)

Koulupsykologi ja -kuraattori

• pyydettäessä yksilöinti- ja yhteystiedot
• oppilashuollon rekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä.

Salassapidettäviä tietoja voidaan luovuttaa toiselle viranomaiselle tai oppilaan uuteen kouluun vain huoltajien suostumuksella.

Opetusta ja oppimista tukevien ohjelmistojärjestelmien ylläpitäjät

• tarvittavat yksilöintitiedot oppilaiden ja opiskelijoiden käyttäjätunnuksen hankkimista varten

Poliisi

• pyydettäessä

Kansaneläkelaitos

• pyydettäessä

Muut tietojen saamiseen oikeutetut viranomaiset

• pyydettäessä

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös EU:n ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 § perusteella.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Visma InSchool Primus
• Opetustoimen lähiarkisto
• Utajärven kunnan päätearkisto
• Google for Education
• Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö
• Ekapeli -oppimispeli
• Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut
• Otava Oppimisen palvelut
• ViLLE -oppimisjärjestelmä
• Seesaw
• Kahoot!
• Tabletkoulu

A Manuaalinen aineisto

• Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Visma InSchool

• Käyttöliittymä ja tietokanta on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla
• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.
• Julkisen Wilma-käyttöliittymän yhteys on suojattu.

Google for Education

• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.

Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö

• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.

Ekapeli -oppimispeli

• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin. Oppimispeliä voi käyttää myös ilman tunnusta, jolloin henkilötietoja ei tallenneta.

Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut

• Henkilöstö ja lukion oppilaat kirjautuvat henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Perusopetuksen oppilaat kirjautuvat luokkakohtaisella tunnuksella ja tällöin henkilötietoja ei tallenneta.

Otava Oppimisen palvelut

• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.

ViLLE -oppimisjärjestelmä

• Kirjautuminen Google for Education -tunnuksella.

Seesaw

• Kirjautuminen Google for Education -tunnuksella.
• Kirjautuminen mahdollinen myös luokkakohtaisella tunnuksella.

Kahoot!

• Kirjautuminen Google for Education -tunnuksella.

Tabletkoulu

• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Google for Education

• Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.

Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö

• Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.

Ekapeli -oppimispeli

• Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.

Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut

• Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.
• Lukion käyttäjätunnuksien osalta työtila vanhenee kurssin suorituksen jälkeen.

Otava Oppimisen palvelut

• Henkilökohtaiset tunnukset poistetaan lukuvuosittain palveluntarjoajan toimesta.

ViLLE -oppimisjärjestelmä

• Käyttäjätunnus poistuu Google for Education –tunnuksen poiston yhteydessä.

Seesaw

• Käyttäjätunnus poistuu Google for Education –tunnuksen poiston yhteydessä.

Kahoot!

• Käyttäjätunnus poistuu Google for Education –tunnuksen poiston yhteydessä.

Tabletkoulu

• Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.

Rekisteröidyn informointi

Rekisterin tietosuojaseloste on julkaistu Utajärven kunnan Internet-sivuilla www.utajarvi.fi

Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolaki 26 §). Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot 26 §:ssä tarkoitetulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona (Henkilötietolaki § 28, EU:n tietosuoja-asetus). Tarkastuspyyntö lähetetään osoitteeseen:

Utajärven kunta
Tietosuojavastaava
Vanhatie 46
91600 Utajärvi

Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa (henkilötietolaki 27 §, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 11 § 2 momentti). Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Lue lisää Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki § 29, EU:n tietosuoja-asetus)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä.

Korjauspyyntö esitetään rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.

Korjauspyyntö lähetetään osoitteeseen:

Utajärven kunta
Tietosuojavastaava
Vanhatie 46
91600 Utajärvi

Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen korjaamista.

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Lue lisää Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on mahdollisuus kieltää rekisterinpitäjältä henkilötietolain 30 §:n mukainen toiminta (julkiset nimi- ja osoitetiedot suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten).

Rekisterinpitäjä ei harjoita ko. lainkohdan mukaista toimintaa, joten erillistä kieltopyyntöä ei tarvita.