Ohita päävalikko
Takaisin etusivulle
Avaa päävalikkoSulje päävalikko  
Ohita sivuvalikko

Oppilas- ja opiskelijarekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Sivistyspalvelut
Vanhatie 46
91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Repola Mervi
Puh. 050 444 0950
Sähköposti: mervi.repola@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Aitamurto Juha
Puh. 050 570 3185
Sähköposti: juha.aitamurto@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Perusopetuslain mukaisen opetuksen sekä lukiolain mukaisen lukiokoulutuksen järjestäminen ja toteuttaminen:

  • oppilas- ja opiskelijahallinto
  • oppilas- ja opiskelija-arvioinnin rekisteröinti

Tunnusten luominen opetuksen järjestämisen kannalta keskeisiin ohjelmistojärjestelmiin. Opettajien ja muun henkilökunnan rekisterin käyttäjätunnusten hallinta. Perusteet:

  • Perusopetuslaki ja oppilashuoltolaki esiopetuksen osalta (628/1998 ja 1287/2013)
  • Perusopetuslaki (628/1998), Perusopetusasetus 852/1988

Rekisterin tietosisältö

Oppilaiden ja opiskelijoiden tiedot:

  • yksilöinti- ja yhteystiedot, valokuva
  • kotikunta, äidinkieli, kansalaisuus, uskontokunta, koulunkäynnin historia, ainevalinnat ja suoritukset, arviointitiedot ja todistukset liitteineen, tuntimerkinnät (poissaolot, huomautukset, palautteet), ylioppilastutkintoon ja -kirjoituksiin liittyvät tiedot sekä muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto
  • terveydentilaa koskevia henkilötietoja kerätään ja käsitellään koulunkäynnin kannalta oleelliselta osin.
  • oppilaan tuen järjestämiseen liittyvä dokumentaatio: pedagoginen arvio, pedagoginen selvitys, oppimissuunnitelma, tuen vaihe, henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma (HOJKS)

Huoltajien tiedot:

  • nimet, yhteystiedot, huoltajuus

Opettajien ja muun henkilökunnan tiedot:

  • nimi, henkilötunnus, yhteystiedot

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.

Rekisterin henkilötietojen perusteella oppilaille, opiskelijoille ja opetustoimen henkilöstölle voidaan luoda käyttäjätunnukset opetuksessa käytettäviin palveluihin ilman erillistä huoltajan lupaa. Perusteena Tietosuojavaltuutetun toimiston ratkaisu Dnro 2450/41/2016 ja 2856/41/2012.

Yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohdan 1 alakohdan c, mukaan henkilötietojen käsittely on sallittua, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Kun henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on opetuksen järjestäminen, ja opetuksen järjestämisessä käytetään tieto- ja viestintätekniikkaa, kyse on opetuksen järjestämisessä käytettävistä työvälineistä (HeTiL 8.1§ 5 kohta). Tällöin erillistä suostumusta opetuksessa käytettävien käyttäjätunnusten luomiseen oppilaalta/opiskelijalta/huoltajilta ei tarvita.

Perusteet:

  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)
  • Henkilötietolaki 11 § (523/1999)
  • Perusopetuslaki 40 § (628/1998)

Säännönmukaiset tietolähteet

Oppilaiden ja opiskelijoiden tiedot:

  • opiskelija itse
  • oppilaan/opiskelijan huoltajat
  • koulun ja oppilashuollon henkilöstö
  • oppilaan/opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
  • viranhaltijan päätöspöytäkirjat - oppilaan/opiskelijan edellinen koulu luovuttaa opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot
  • yhteishaussa valittujen uusien lukio-opiskelijoiden tiedot saadaan Opetushallituksen

Opintopolku-järjestelmästä

  • Ylioppilastutkintolautakunta

Huoltajien tiedot:

  • huoltajat itse henkilökohtaisesti tai Wilma-järjestelmän kautta

Opettajien ja muun henkilökunnan tiedot:

  • opettajat ja henkilökunta itse henkilökohtaisesti tai Wilma-järjestelmän kautta

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Julkisten tietojen luovutus viranomaisten henkilöstörekisteristä määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin perusteella.

Utajärven kunnan opetustoimi, paperituloste:

  • luokkakohtaiset oppilas- ja opiskelijaluettelot (nimi, henkilötunnus ja osoitetiedot) tilastointipäivän 20.9. tilanne

Koulukuljetukset:

  • koulutoimiston logistiikkakäyttö
  • tarvittaessa liikennöitsijät

KOSKI-palvelu:

  • lakisääteiset tiedot

Opetushallitus

  • yhteisvalintaan Opintopolku -järjestelmään
  • lakisääteiset tilastotiedot pyydettäessä

Tilastokeskus

  • lakisääteiset tilastotiedot pyydettäessä
  • ei yksittäistä oppilasta koskevia tietoja, ainoastaan lukumääriä

Uusi koulu; oppilaan/opiskelijan vaihtaessa koulua

  • oppilaskortti (paperituloste), opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät
    tiedot

Oppilas/opiskelija, paperituloste:

  • arviointitodistukset (Perusopetusasetus 852, 10 § ja lukioasetus)

Ylioppilastutkintolautakunta:

  • ylioppilastutkinnon ilmoittautumistiedot ja muut tarvittavat tiedot (mm. erityisjärjestelyhakemukset)

Koulupsykologi ja -kuraattori

  • pyydettäessä yksilöinti- ja yhteystiedot
  • oppilashuollon rekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä.

Salassapidettäviä tietoja voidaan luovuttaa toiselle viranomaiselle tai oppilaan uuteen kouluun vain huoltajien suostumuksella.

Opetusta ja oppimista tukevien ohjelmistojärjestelmien ylläpitäjät

  • tarvittavat yksilöintitiedot oppilaiden ja opiskelijoiden käyttäjätunnuksen hankkimista varten

Poliisi

  • pyydettäessä

Kansaneläkelaitos

  • pyydettäessä

Muut tietojen saamiseen oikeutetut viranomaiset

  • pyydettäessä

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös EU:n ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 § perusteella.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

  • Visma InSchool Primus
  • Opetustoimen lähiarkisto
  • Utajärven kunnan päätearkisto
  • Google for Education
  • Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö
  • Ekapeli -oppimispeli
  • Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut
  • Otava Oppimisen palvelut
  • ViLLE -oppimisjärjestelmä
  • Seesaw
  • Kahoot!
  • Tabletkoulu

Manuaalinen aineisto:

  • Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

Visma InSchool

  • Käyttöliittymä ja tietokanta on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla
  • Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.
  • Julkisen Wilma-käyttöliittymän yhteys on suojattu.

Google for Education

  • Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.

Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö

  • Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.

Ekapeli -oppimispeli

  • Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin. Oppimispeliä voi käyttää myös ilman tunnusta, jolloin henkilötietoja ei tallenneta.

Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut

  • Henkilöstö ja lukion oppilaat kirjautuvat henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Perusopetuksen oppilaat kirjautuvat luokkakohtaisella tunnuksella ja tällöin henkilötietoja ei tallenneta.

Otava Oppimisen palvelut

  • Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.

ViLLE -oppimisjärjestelmä

  • Kirjautuminen Google for Education -tunnuksella.

Seesaw

  • Kirjautuminen Google for Education -tunnuksella.
  • Kirjautuminen mahdollinen myös luokkakohtaisella tunnuksella.

Kahoot!

  • Kirjautuminen Google for Education -tunnuksella.

Tabletkoulu

  • Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Google for Education

  • Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.

Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö

  • Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.

Ekapeli -oppimispeli

  • Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.

Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut

  • Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.
  • Lukion käyttäjätunnuksien osalta työtila vanhenee kurssin suorituksen jälkeen.

Otava Oppimisen palvelut

  • Henkilökohtaiset tunnukset poistetaan lukuvuosittain palveluntarjoajan toimesta.

ViLLE -oppimisjärjestelmä

  • Käyttäjätunnus poistuu Google for Education –tunnuksen poiston yhteydessä.

Seesaw

  • Käyttäjätunnus poistuu Google for Education –tunnuksen poiston yhteydessä.

Kahoot!

  • Käyttäjätunnus poistuu Google for Education –tunnuksen poiston yhteydessä.

Tabletkoulu

  • Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme

päivitetty viimeksi: 14.10.2020 15:25

Käytämme evästeitä sivuston toiminnoissa, sosiaalisen median ominaisuuksien tarjoamiseen ja liikenteen analysointiin.
Tietoa sivustosta