Rakennusvalvonnan asiakasrekisteri
Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018
Rekisterinpitäjä
Utajärven kunta, Elinympäristöpalvelut
Vanhatie 46, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Heikkinen Janne
Puh. 040 831 6068
sähköposti: janne.heikkinen@utajarvi.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa
Tietosuojavastaava
Aitamurto Juha
Puh. 050 570 3185
Sähköposti: juha.aitamurto@utajarvi.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on viranomaistoiminta, ja seuraavat tehtävät: Rakennuslupien käsittely, lupaehtojen valvonta, rakennus- ja huoneistorekisterin päivittäminen, väestörekisterikeskukselle toimitettavan aineiston käsittely, tilastotuotanto.
Rekisterin tietosisältö
Utajärven kunnan rakennusvalvonnan keskeiset tietojärjestelmät ovat KuntaNet-kuntarekisteri ja Lupapiste-palvelu. Järjestelmissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
Rakennuslupien hakijat, vastaavat työnjohtajat, suunnittelijat ja muut osapuolet:
- Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- Turvakielto
- Ammattihenkilön koulutus, työkokemus, tieto FISE-rekisteriin kuulumisesta ja hankkeet, joissa osapuolena
- Ammattihenkilön toimittamat tutkintotodistukset, CV:t ja muut liitedokumentit
Kiinteistön omistajan tiedot:
- Nimi, osoite, henkilötunnus, mahdollinen kuolinpäivä, kotikunta, äidinkieli
Naapurin kuulemiseen liittyvät tiedot:
- Nimi, osoite
Rakennustiedot, lupatiedot ja huoneistotiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
Kuntarekisterin tiedot saadaan asianosaisilta, kuten luvan hakijalta, ammattihenkilöltä, lausunnon antajalta tai asiankäsittelijältä.
Lupapiste-asiointipalvelun lupahakemukset, Maanmittauslaitoksen kiinteistörekisteri, Digi- ja väestöviraston väestötietojärjestelmä (VTJ).
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Digi- ja väestötietovirastolle tiedot rakennuksista ja niiden omistajista, rakennustöiden aloituksesta, valmistumisesta ja raukeamisesta sekä poistumisista. Lupapisteeseen tieto lupapäätöksistä.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
- Utajärven kunnan lähiarkistot
- Utajärven kunnan väliarkisto
- Utajärven kunnan päätearkisto
- KuntaNet -kuntarekisteri
- Lupapiste -palvelu
- Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä
Manuaalinen aineisto:
- Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.
Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:
- KuntaNet -kuntarekisterin käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.
- Lupapiste -palvelun käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
- Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.
Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistonmuodostus- ja tiedonohjaussuunnitelmaa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme
