Ohita päävalikko
Takaisin etusivulle
Avaa päävalikkoSulje päävalikko  
Ohita sivuvalikko

Väestörekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hallintopalvelut
Vanhatie 46
91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Juntunen Linda
Puh. 050 444 1182
Sähköposti: linda.juntunen@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Aitamurto Juha
Puh. 050 570 3185
Sähköposti: juha.aitamurto@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Järjestelmän tarkoituksena on kunnalliset suunnittelu- ja hallintotehtävät:

  • kunnan toimintaa säätelevien erityislakien edellyttämien kunnan viranomaistoimintojen hoitaminen
  • kunnallinen tiedottaminen
  • muut hallinto- ja valmistelutehtävät
  • tilastotuotanto
  • tutkimus- ja kyselytehtävät

Keskeinen lainsäädäntö

  • Henkilötietolaki (523/1999 § 5 - § 16, § 24)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999 § 9 - § 12)
  • Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalvelusta (661/2009 § 29 - § 30)
  • Tilastolaki (280/2004 § 4 - § 11)
  • Laki väestötietolain muuttamisesta (527/1999 § 24 - § 34)

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tiedot henkilöistä, joilla on vakinainen kotipaikka Utajärven kunta. Järjestelmässä on vain kunnan tehtävien kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidystä mahdollisesti talletettuja tietoja ovat:

  • Henkilötunnus ja nimet.
  • Osoite, kotikunta ja siellä oleva asuinpaikka.
  • Perhesuhteet.
  • Kansalaisuustiedot.
  • Edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskevat tiedot.
  • Kuolinaika.
  • Henkilön ilmoittamat tiedot äidinkielestä ja asiointikielestä.
  • Henkilön ilmoittamat tiedot postiosoitteesta sekä vastaavasta muusta osoitteesta.
  • Huostaanottotiedot.
  • Vaalien ja kansanäänestysten toimittamista varten tarvittavat tiedot
  • Tiedot uskontokuntaan kuulumisesta.
  • Tieto henkilön paikallisesta rekisteriviranomaisesta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriä päivitetään Väestörekisterikeskuksesta viikoittain väestönmuutostiedoilla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Utajärven kunnan toimihenkilöille ja viranomaisille luovutetaan niille säädettyjen tehtävien hoitamisessa tarpeelliset tiedot. Ei muita säännönmukaisia luovutuksia.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

  • Utajärven kunnan lähiarkistot
  • Utajärven kunnan väliarkisto
  • Utajärven kunnan päätearkisto
  • KuntaNet Väestö -järjestelmä
  • Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä

A Manuaalinen aineisto

  • Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden
    käyttöä valvotaan.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

  • KuntaNet Väestö -järjestelmän käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.
  • Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Kyselyjärjestelmien vastauksia säilytetään enintään kaksi (2) vuotta, tai oman tarpeen mukaan.

Rekisteröidyn informointi

Rekisterin tietosuojaseloste on julkaistu Utajärven kunnan Internet-sivuilla www.utajarvi.fi

Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolaki 26 §). Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot 26 §:ssä tarkoitetulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona (Henkilötietolaki § 28, EU:n tietosuoja-asetus). Tarkastuspyyntö lähetetään osoitteeseen:

Utajärven kunta
Tietosuojavastaava
Vanhatie 46
91600 Utajärvi

Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa (henkilötietolaki 27 §, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 11 § 2 momentti).

Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Lue lisää Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki § 29, EU:n tietosuoja-asetus)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä.

Korjauspyyntö esitetään rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa. Korjauspyyntö lähetetään osoitteeseen:

Utajärven kunta
Tietosuojavastaava
Vanhatie 46
91600 Utajärvi

Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen korjaamista.

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi, jonka yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Lue lisää Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on mahdollisuus kieltää rekisterinpitäjältä henkilötietolain 30 §:n mukainen toiminta (julkiset nimi- ja osoitetiedot suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten).

Rekisterinpitäjä ei harjoita ko. lainkohdan mukaista toimintaa, joten erillistä kieltopyyntöä ei tarvita.

päivitetty viimeksi: 21.09.2020 15:10