Isännöintipalveluiden asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Elinympäristöpalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Valtanen Sanna
puh: 050 592 7307
Sähköposti: asuntotoimisto@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kiinteistö- asiakas- ja vuokrareskontrajärjestelmän muodostaman henkilörekisterin käyttötarkoitus on hallinnoida ja ylläpitää Utajärven kunnan omistamien vuokra-asuntojen, sekä Kiinteistö Oy Järvenneidon, Kiinteistö Oy Mäyrän ja Kiinteistö Oy Rokuanrivin kaikki talouden, hallinnon, osto- ja myyntireskontran sekä vuokrareskontrajärjestelmän toimintoja. Henkilötietoja tarvitaan huoneistoihin liittyvissä vikailmoitus-, korjaus-, tarkastus- ja vaihtotilanteissa sekä vuokrasopimusten hallinnassa ja laskutuksessa ja perinnässä. Henkilötietoja tarvitaan myös vuokralaisille tiedottamisessa sekä asumisneuvonnassa. Lisäksi henkilötietoja tarvitaan huoneistokohtaisen energian ja veden kulutuksen seurannassa ja laskutuksessa.

Sopimussuhteen syntymisen edellytyksenä on, että asiakkaat antavat meille tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakas- ja vuokrasopimussuhteen hoitoon.

Jos olet asukkaamme, henkilötietojasi voidaan käyttää porraskäytävän nimitaulussa, asunnon ovissa, sauna- ja pesutupavuorolistoissa sekä näitä vastaavissa tarkoituksissa.

Pidämme kaikki henkilötiedot luottamuksellisina.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää Utajärven Kunnan Elinympäristöpalveluiden asuntotoimen asiakastietoja.

Henkilörekisteri:
Nimi, hetu, osoite, sukupuoli, ammatti, sähköposti, puhelinnumero, nykyinen asumismuoto ja -sijainti, siviilisääty, työnantajan tiedot/opiskelupaikan tiedot, työssäkäyntitieto, työsuhteen laatu ja kesto, asunnon tarpeeseen vaikuttavat oleelliset seikat, tuloja varallisuustiedot, verotustodistus, luottotiedot, vuokravakuustiedot. Asiakas voi halutessaan toimittaa muita henkilötietoja, jotka vaikuttavat asunnon saantiin.

Muilta täysi-ikäisiltä asuntoon muuttavilta vaaditaan samat, edellä mainitut henkilötiedot. Asuntoon muuttavilta alaikäisiltä tarvitaan nimi ja hetu.

Asukasrekisteri:
Nimi, entinen nimi, hetu, kansalaisuus, puhelinnumero, ammatti, sähköposti, entinen osoite, nykyinen osoite, tuleva osoite.

Vuokravalvonnan rekisteri:
nimi, osoite, henkilön vuokranmaksua koskevat maksutiedot ja maksuhistoria. Rekisteröidystä kirjataan muita lisätietoja kuten maksajatietoja sekä kanssamaksajan tietoja, asumistukitieto, viranomaisten määräämät tietojen luovutuskiellot, edunvalvontatieto, jotka ovat oleellisia vuokraustoiminnan ja isännöintipalveluiden hoidon kannalta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä ovat asukkaiden toimittamat henkilö- ja osoitetiedot, sekä muut heidän ilmoittamansa tiedot asuntohakemuslomakkeella. Lisäksi asuntohakemuksen liitteinä esitetyt tulo- ja varallisuustiedot sekä verotustiedot ja muut toimitetut tiedot kuten esim. raskaustodistukset sekä muut asunnon saantiin vaikuttavat dokumentit. Tietoja saadaan myös asiakastiedon rekisteristä. Tietoja päivitetään ilmoitusten ja vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella.

Asiakkaan tekemät vika-ja muut ilmoitukset sähköisesti Buildercom BEM -toiminnanohjausjärjestelmään, tai puhelimitse asuntotoimistoon tai kiinteistönhoitajalle.

Asiakkaan tekemä irtisanomisilmoitus paperisella lomakkeella tai sähköpostilla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei julkaista ja henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan salassapitovelvollisuutta, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä tai tässä selosteessa toisin mainita.

Tiettyjä henkilöön kohdistuvia tietoja luovutetaan tarvittaessa niille viranomaistahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin.

Tietoja voidaan harkinnanvaraisesti luovuttaa asukkaan suostumuksella myös muihin tarkoituksiin kuten sosiaaliviranomaisille, Kansaneläkelaitokselle ja muille valtion viranomaisille.

Lisäksi tietoja luovutetaan kiinteistöosakeyhtiöiden ja kunnan tilitoimistopalveluita hoitaville tahoille sekä kiinteistönhuollon palveluita tuottaville tahoille. Lisäksi tietoja luovutetaan vakuutuspalveluihin sekä sähkösopimuksia varten sähköyhtiölle.

Perintätoimistolle luovutetaan säännönmukaisesti tietoja niistä vuokralaisista, joiden velkojen perintä annetaan toimeksiantona heille (velallisen henkilötiedot ja tältä perittävät velat).

ARA-vuokra-asuntojen osalta Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus toimii valvontaviranomaisena, jolla on oikeus saada valvontaa varten tarvitsemansa tiedot.

Utajärven kunnalle luovutetaan säännönmukaisesti tiedot asukasvalinnoista Aravarajoituslain, asukasvalinnasta Aravavuokra- ja korkotukivuokra-asuntoihin annettujen lakien ja asetusten nojalla.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Visma Fivaldi, joka on talous- ja kiinteistöhallinnan pilvipalvelu, jonka sovellukset tarjoavat työkalut sekä taloushallinnan että kiinteistöhallinnan hoitamiseen ja ylläpitoon.

Buildercom BEM -toiminnanohjausjärjestelmä

• Asuntotoimen lähiarkisto
• Utajärven kunnan päätearkisto

Manuaalinen aineisto:

• Asuntohakemukset liitteineen, voimassa olevat vuokrasopimukset sekä päättyneet vuokrasopimukset säilytetään asuntotoimen arkistossa sekä Utajärven kunnan arkistossa. Manuaaliset aineistot ovat lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan rajatulla määrällä henkilöitä. Arkistotilojen kulunvalvontaa seurataan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• Tiedot sijaitsevat Visma Fivaldin ohjelmiston pilvipalvelussa, jossa tietojen käsittely ja lukuoikeus on määritelty käyttäjäoikeuksin. Ohjelmistoon kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
• Buildercom BEM - Toiminnanohjausjärjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tunnuksissa käytetään oikeusmäärittelyitä, joiden perusteella määräytyy nähtävä sisältö.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Asunnon saaneiden hakijoiden hakemuksia liitteineen on säilytettävä viiden vuoden ajan hyväksymishetkestä lukien. Hakemukset, jotka eivät ole johtaneet asunnon saantiin, säilytetään viisi vuotta vireillepanosta. Kunnan tekemät asukasvalintapäätökset on säilytettävä Kuntaliiton ohjeen mukaisesti 10 vuotta.

Asiakkaan tiedot säilytetään rekisterissä vähintään sopimusajan loppuun saakka. Lait ja asetukset määrittävät säilytysajat säilytettäville aineistoille. Vuokrasopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt ja siihen liittyvät velvoitteet ovat loppuun suoritetut.

Osto- ja myynti- ja vuokrareskontran tietojen säilytyksessä noudatetaan seuraavia lakeja ja määräyksiä:

• Kirjanpitolaki 1336/1997
• Laki asuinhuoneiston vuokrauksesta 481/1995
• Aravalaki 1189/1993

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme