Sähköisen asiointipalvelun rekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hallintopalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Aitamurto Juha
Puh. 050 570 3185
Sähköposti: juha.aitamurto@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä käytetään erilaisten hallintoasioiden vireille saattamisessa ja asioiden valmistelussa, ratkaisemisessa, päätöksenteossa ja tiedoksiannossa.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste rekisteröidyn antama suostumus.

Rekisterin tietosisältö

Henkilöstä, joka jättää asiakirjan sähköisen asiointipalvelun kautta käsittelyyn, tallentuu asianhallintajärjestelmään nimi ja henkilötunnus. Henkilötunnus tallentuu, koska sähköiseen asiointipalveluun tunnistaudutaan vahvalla tunnistautumisella (suomi.fi-tunnistautuminen).

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ja viranomaisilta asian vireille tulon ja käsittelyn yhteydessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Sähköisen asiointipalvelun kautta käsittelyyn jätetyt asiakirjat siirtyvät teknisen rajapinnan kautta Utajärven kunnan asianhallintajärjestelmä Dynastyyn. Sähköisen asiointipalvelun sekä asianhallintajärjestelmän palveluntarjoaja Innofactor Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä ja palvelun toteuttamiseksi.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto:

Tietoja ei säilytetä manuaalisesti.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

Pääsy tietoihin on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme