Oppilas- ja opiskelijarekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Kasvatuspalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Repola Mervi
Puh. 050 444 0950
Sähköposti: mervi.repola@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Perusopetuslain mukaisen opetuksen sekä lukiolain mukaisen lukiokoulutuksen järjestäminen ja toteuttaminen:

• oppilas- ja opiskelijahallinto
• oppilas- ja opiskelija-arvioinnin rekisteröinti

Tunnusten luominen opetuksen järjestämisen kannalta keskeisiin ohjelmistojärjestelmiin. Opettajien ja muun henkilökunnan rekisterin käyttäjätunnusten hallinta.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

• Perusopetuslaki ja oppilashuoltolaki esiopetuksen osalta (628/1998 ja 1287/2013)
• Perusopetuslaki (628/1998), Perusopetusasetus 852/1988

Rekisterin tietosisältö

Oppilaiden ja opiskelijoiden tiedot:

• yksilöinti- ja yhteystiedot, valokuva
• kotikunta, äidinkieli, kansalaisuus, uskontokunta, koulunkäynnin historia, ainevalinnat ja suoritukset, arviointitiedot ja todistukset liitteineen, tuntimerkinnät (poissaolot, huomautukset, palautteet), ylioppilastutkintoon ja -kirjoituksiin liittyvät tiedot sekä muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto
• terveydentilaa koskevia henkilötietoja kerätään ja käsitellään koulunkäynnin kannalta oleelliselta osin.
• oppilaan tuen järjestämiseen liittyvä dokumentaatio: pedagoginen arvio, pedagoginen selvitys, oppimissuunnitelma, tuen vaihe, henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma (HOJKS)

Huoltajien tiedot:

• nimet, yhteystiedot, huoltajuus

Opettajien ja muun henkilökunnan tiedot:

• nimi, henkilötunnus, yhteystiedot

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.

Rekisterin henkilötietojen perusteella oppilaille, opiskelijoille ja opetustoimen henkilöstölle voidaan luoda käyttäjätunnukset opetuksessa käytettäviin palveluihin ilman erillistä huoltajan lupaa. Perusteena Tietosuojavaltuutetun toimiston ratkaisu Dnro 2450/41/2016 ja 2856/41/2012.

Yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohdan 1 alakohdan c, mukaan henkilötietojen käsittely on sallittua, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Kun henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on opetuksen järjestäminen, ja opetuksen järjestämisessä käytetään tieto- ja viestintätekniikkaa, kyse on opetuksen järjestämisessä käytettävistä työvälineistä. Tällöin erillistä suostumusta opetuksessa käytettävien käyttäjätunnusten luomiseen oppilaalta/opiskelijalta/huoltajilta ei tarvita.

Perusteet:

• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 § (621/1999)
• Perusopetuslaki 40 § (628/1998)

Säännönmukaiset tietolähteet

Oppilaiden ja opiskelijoiden tiedot:

• opiskelija itse
• oppilaan/opiskelijan huoltajat
• koulun ja oppilashuollon henkilöstö
• oppilaan/opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
• viranhaltijan päätöspöytäkirjat - oppilaan/opiskelijan edellinen koulu luovuttaa opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot
• yhteishaussa valittujen uusien lukio-opiskelijoiden tiedot saadaan Opetushallituksen Opintopolku-järjestelmästä
• Ylioppilastutkintolautakunta

Huoltajien tiedot:

• huoltajat itse henkilökohtaisesti tai Wilma-järjestelmän kautta

Opettajien ja muun henkilökunnan tiedot:

• opettajat ja henkilökunta itse henkilökohtaisesti tai Wilma-järjestelmän kautta

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Julkisten tietojen luovutus viranomaisten henkilöstörekisteristä määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentin perusteella.

Utajärven kunnan opetustoimi, paperituloste:

• luokkakohtaiset oppilas- ja opiskelijaluettelot (nimi, henkilötunnus ja osoitetiedot) tilastointipäivän 20.9. tilanne

Koulukuljetukset:

• koulutoimiston logistiikkakäyttö
• tarvittaessa liikennöitsijät

KOSKI-palvelu:

• lakisääteiset tiedot

Valpas-palvelu

• Oppivelvollisuuden keskeytyksen tiedot
• Oppivelvollisen tiedot vastuuketjun seuraavalle toimijalle

Opetushallitus

• yhteisvalintaan Opintopolku -järjestelmään
• lakisääteiset tilastotiedot pyydettäessä

Tilastokeskus

• lakisääteiset tilastotiedot pyydettäessä
• ei yksittäistä oppilasta koskevia tietoja, ainoastaan lukumääriä

Uusi koulu oppilaan/opiskelijan vaihtaessa koulua:

• oppilaskortti (paperituloste), opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät
  tiedot

Oppilas/opiskelija, paperituloste:

• arviointitodistukset (Perusopetusasetus 852, 10 § ja lukioasetus)

Ylioppilastutkintolautakunta:

• ylioppilastutkinnon ilmoittautumistiedot ja muut tarvittavat tiedot (mm. erityisjärjestelyhakemukset)

Koulupsykologi ja -kuraattori:

• pyydettäessä yksilöinti- ja yhteystiedot
• oppilashuollon rekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä.

Salassapidettäviä tietoja voidaan luovuttaa toiselle viranomaiselle tai oppilaan uuteen kouluun vain huoltajien suostumuksella.

Opetusta ja oppimista tukevien ohjelmistojärjestelmien ylläpitäjät

• tarvittavat yksilöintitiedot oppilaiden ja opiskelijoiden käyttäjätunnuksen hankkimista varten

Poliisi

• pyydettäessä

Kansaneläkelaitos

• pyydettäessä

Muut tietojen saamiseen oikeutetut viranomaiset

• pyydettäessä

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös EU:n ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja Tietosuojalain (1050/2018) perusteella.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Visma InSchool Primus
• Opetustoimen lähiarkisto
• Utajärven kunnan päätearkisto
• Google Workspace for Education
• Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö
• Ekapeli -oppimispeli
• Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut
• Otava Oppimisen palvelut
• ViLLE -oppimisjärjestelmä
• Seesaw
• Kahoot!
• Tabletkoulu

Manuaalinen aineisto:

• Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

Visma InSchool

• Käyttöliittymä ja tietokanta on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla
• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.
• Julkisen Wilma-käyttöliittymän yhteys on suojattu.

Google Workspace for Education -sähköinen opetusympäristö

• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.

Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö

• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.

Ekapeli -oppimispeli

• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin. Oppimispeliä voi käyttää myös ilman tunnusta, jolloin henkilötietoja ei tallenneta.

Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut

• Henkilöstö ja lukion oppilaat kirjautuvat henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla. Perusopetuksen oppilaat kirjautuvat luokkakohtaisella tunnuksella ja tällöin henkilötietoja ei tallenneta.

Otava Oppimisen palvelut

• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.

ViLLE -oppimisjärjestelmä

• Kirjautuminen Google Workspace for Education -tunnuksella.

Seesaw

• Kirjautuminen Google Workspace for Education -tunnuksella.
• Kirjautuminen mahdollinen myös luokkakohtaisella tunnuksella.

Kahoot!

• Kirjautuminen Google Workspace for Education -tunnuksella.

Tabletkoulu

• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Google Workspace for Education

• Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.

Opinaika -Sähköinen oppimisympäristö

• Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.

Ekapeli -oppimispeli

• Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.

Sanoma Pro, digitaaliset opetusratkaisut

• Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.
• Lukion käyttäjätunnuksien osalta työtila vanhenee kurssin suorituksen jälkeen.

Otava Oppimisen palvelut

• Henkilökohtaiset tunnukset poistetaan lukuvuosittain palveluntarjoajan toimesta.

ViLLE -oppimisjärjestelmä

• Käyttäjätunnus poistuu Google for Education –tunnuksen poiston yhteydessä.

Seesaw

• Käyttäjätunnus poistuu Google for Education –tunnuksen poiston yhteydessä.

Kahoot!

• Käyttäjätunnus poistuu Google for Education –tunnuksen poiston yhteydessä.

Tabletkoulu

• Käyttäjätunnus ja sen sisältö kokonaisuudessaan poistetaan kolmen kuukauden jälkeen koulunkäynnin päätyttyä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme