Luottamushenkilörekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hallintopalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Karhu Eeva-Kaisa
Puh. 040 610 2612
Sähköposti: eeva-kaisa.karhu@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on luottamustoimen hoitamisen kannalta välttämättömien tietojen kerääminen luottamushenkilöiltä ja heidän varahenkilöiltään.

Rekisterin käyttötarkoituksena on toimia tiedottamisen ja päätöksenteon apuvälineenä. Rekisterin tietoja käytetään myös kokouspalkkioiden, matkakorvausten ja ansionmenetyskorvauksien maksamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta.

Rekisterin tietosisältö

Luottamushenkilön nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, puolue tai muu valitsijayhdistys, ammatti, pankkiyhteystiedot, kunnalliset luottamustoimet, erityisruokavaliot.

Lisäksi kerätään tiedot kokouspalkkioista, matkakorvauksista ja ansionmenetyskorvauksista.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään luottamushenkilöiltä itseltään henkilötietolomakkeilla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Utajärven kunnan lähiarkistot
• Utajärven kunnan väliarkisto
• Utajärven kunnan päätearkisto
• Innofactor sidonnaisuusrekisteri
• Dynasty –asiahallintajärjestelmä
• Luottamushenkilöiden verkkopalvelu
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä

Manuaalinen aineisto:

• Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden
  käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• Dynasty -asiahallintajärjestelmän käyttö on suojattu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmän sisältöä rajoitetaan käyttöoikeusryhmillä. Ydinjärjestelmä on suljetussa tietoverkossa, josta julkaisut tehdään julkiselle julkaisualustalle. Julkaisualustan tietoliikenneyhteys on salattu.
• Luottamushenkilöiden verkkopalvelu on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietosisältöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Palvelun tietoliikenneyhteys on salattu.
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme