Sidonnaisuusrekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hallintopalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Karhu Eeva-Kaisa
Puh. 040 610 2612
Sähköposti: eeva-kaisa.karhu@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kuntalaissa 410/2015 kuvatun kunnan luottamushenkilön ja johtavan viranhaltijan tulee ilmoittaa johtotehtävistään, luottamustoimistaan sekä merkittävästä varallisuudesta ja muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä tehtävien hoitamisessa. Myös muutokset tulee viivytyksettä ilmoittaa.

Rekisteri toimii verkossa palveluna, johon em. luottamushenkilöt ja viranhaltijat kirjautuvat täyttämään vaadittuja tietoja. Rekisterissä on työnkulku pääkäyttäjille minkä jälkeen käsitellyt sidonnaisuudet julkaistaan samassa verkkopalvelussa kenen tahansa nähtäville.

Linkki palveluun: Sidonnaisuusrekisteri - Innofactor verkkopalvelut

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (Kuntalaki 410/2015, 84 §)

Rekisterin tietosisältö

Mitä tietoja toimintaan osallistuvilta kerätään:

• HETU, Etunimet, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Puolue, jota edustaa
• Toimielin, jossa jäsenenä
• Virat, toimet, ammatit ja tehtävät, joilla voi olla vaikutusta julkisessa päätöksentekoprosessissa
• Hallintotehtävät valtionyhtiöissä, taloudellisesti merkittävissä yrityksissä, pankeissa ja muissa rahalaitoksissa ja merkittävissä järjestöissä
• Etujärjestöjen luottamustehtävät
• Kunnalliset ja kirkolliset luottamustehtävät
• Liike- ja sijoitustoimintaa varten hankitut merkittävät omistukset sekä muut merkittävät omistusosuudet
• Liike- ja sijoitustoimintaa varten otetut velat sekä samassa tarkoituksessa annetut takaukset tai muut vastuut

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot rekisteriin kerätään luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden itsensä ilmoittamina.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tiedot julkaistaan tarkistuksen jälkeen verkkopalvelussa ja ne esitetään kunnan nettisivuilla, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tiedot tallennetaan EU-alueella sijaitsevaan palvelinkeskukseen, eikä niitä siirretä EU-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Palvelu täyttää korkeat vaatimukset vahvasta tunnistautumismenetelmästä (laki vahvasta sähköisestä tunnistautumisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista, 533/2016). Palveluun kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuksella, jossa henkilö valitsee itselleen parhaiten soveltuvan tunnistustavan, esimerkiksi pankkitunnisteen tai mobiilivarmenteen. Sidonnaisuusrekisterissä otetaan huomioon erityisesti tietoturva- ja henkilötietoja koskevat säädökset.

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Aineistoa säilytetään paperimuodossa esim. kunnan toimielinten pöytäkirjoissa ja arkistossa, paitsi siltä osin kuin Kansallisarkisto on mahdollisesti määrännyt säilyttämään aineiston yksinomaan sähköisessä muodossa.

Sähköinen henkilörekisteri sidonnaisuustietonsa antaneista sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa asianmukaisesti suojatulla palvelimella.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Käyttäjien antamat henkilö- ja sidonnaisuustiedot tallennetaan sähköisessä muodossa palveluntarjoajan tietokantaan. Tiedot hävitetään kuntalain mukaisesti sähköisestä sidonnaisuusrekisteripalvelusta niiden käyttötarpeen poistuttua.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme