Kulunvalvontarekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Elinympäristöpalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Repola Asko
Puh. 050 349 4692
sähköposti: asko.repola@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Rekisterin nimi

Kulunvalvontarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on avainkirjanpito eli lukoston, avainten ja niiden haltijoiden hallinta.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu.

Rekisterin tietosisältö

Tiedot lukostosta ja avaimista, sekä seuraavat tiedot avainten haltijoista:

• Nimi
• Yritys/virasto (Osasto/Yksikkö)
• Puhelinnumero
• Osoitetiedot
• Sähköpostiosoite
• Luovutuspäivämäärä

Säännönmukaiset tietolähteet

Organisaation sisällä työntekijän esimies tai asiakas itse.

Organisaation ulkopuolisten osalta asiakas itse.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia luovutuksia. Rikostilanteissa tietoja luovutetaan Poliisille. Tarvittaessa tietoja voidaan luovuttaa Utajärven kunnan elinympäristöjohtajalle.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Hallintopalveluiden lähiarkistot
• ILoq-lukitusjärjestelmä
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä

Manuaalinen aineisto:

• Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• ILoq-lukitusjärjestelmän käyttö on suojattu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmä on pilvipalvelu, jonka yhteys on salattu.
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Jos säilytysaikana tulee ilmoitus vahingonteosta tai muusta rikoksesta, tiedot säilytetään tältä osin rikoksen selvittämiseen saakka.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme