Hankintarekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hallintopalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Karhu Eeva-Kaisa
Puh. 040 610 2612
Sähköposti: eeva-kaisa.karhu@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on organisaation hankintojen ja kilpailutuksien yhteydessä syntyneiden asiakirjojen, muun dokumentaation ja niiden tietovarantojen hallinta.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

Rekisterin tietosisältö

Sisältää hankintaprosessin eri vaiheissa tarvittavia tietoja kuten tarjouspyyntöjä ja tarjouksia.

Tarjousten tietosisältö määräytyy tarjouspyynnön kohteena olevan asian mukaan

Säännönmukaiset tietolähteet

Organisaation vireille panemat kilpailutukset ja niiden tiedot, jotka voivat sisältää henkilötietoja.

Tarjouspyyntöön vastauksen antaneet tahot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Saapuneiden tarjousten tiedot ovat julkisia, poikkeuksena tarjousten liikesalaisuuksiksi katsotut tiedot. Tietoja annetaan pyydettäessä.

Hankinnat ja kilpailutukset ovat julkista tietoa, poikkeuksena tarjousten liikesalaisuuksiksi katsotut tiedot. Kilpailutuksilla ja viranhaltijapäätöksillä tehdyt hankinnat julkaistaan julkisilta osin kunnan internet sivuilla.

Kynnysarvot ylittävät kilpailutukset julkaistaan valtakunnalliseen Hilma-järjestelmään.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Utajärven kunnan lähiarkistot
• Utajärven kunnan väliarkisto
• Utajärven kunnan päätearkisto
• Cloudia kilpailutus -järjestelmä
• Dynasty -asiahallintajärjestelmä
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä

Manuaalinen aineisto:

• Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden
  käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• Dynasty -asiahallintajärjestelmän käyttö on suojattu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmän sisältöä rajoitetaan käyttöoikeusryhmillä. Ydinjärjestelmä on suljetussa tietoverkossa.
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassaolevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme