Etsivä nuorisotyön asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hyvinvointipalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Holappa Katja
Puh.050 564 4084
Sähköposti: katja.holappa@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin.

Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö

• Nuorisolaki (1285/2016)

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• rekisteröidyn perustiedot: nimi, henkilöturvatunnus, sukupuoli, syntymäaika, äidinkieli, koulutustausta, osoite, puhelinnumero, sähköposti.
• asiakkuuteen, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakassuhteen aloitus- ja lopetustiedot.
• seurantatiedot asiakkaan suostumuksella ja yhteisellä sopimuksella
• mahdollisesti muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
• päätetyt jatkotoimenpiteet
• mitä tietoja ja kenelle nuoresta on annettu

Säännönmukaiset tietolähteet

Nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot viranomaisilta, Kansaneläkelaitokselta, nuorten kanssa toimivilta rekisteröidyiltä yhdistyksiltä, säätiöiltä tai muilta nuorten harrastustoimintaa tarjoavilta yhteisöiltä (nuorisolain 11 §) - pääosin nuori antaa itse etsivässä nuorisotyössä tarpeelliset tietonsa - joskus nuoren itsensä antamalla suostumuksella voidaan hankkia etsivässä nuorisotyössä tarpeellisia tietoja muualta (nuorisolain 11 §:n 1 momentti, henkilötietolain 3 §:n 7 kohta ja 12 §:n 1 momentin 1 kohta)

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Joskus tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa nuoren ja, jos nuori on alaikäinen, myös hänen huoltajansa nimenomaisella suostumuksella sille viranomaiselle tai viranomaisen hyväksymälle palveluntarjoajalle, jolle nuori ohjataan. Alaikäinen nuori voi kuitenkin päättää häntä koskevien tietojen luovuttamisesta kehitystään vastaavasti (nuorisolain 12 §:n 2 momentti). Luovutus tulee tapahtua tietoturvallisesti.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Hyvinvointitalon lähiarkistot
• PARent -järjestelmä
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä

Manuaalinen aineisto:

Asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• Tietojärjestelmät suojataan salasanoin ja työtehtävien perusteella annettavin
  käyttäjätunnuksin ulkopuolisilta. Henkilökuntaan kuuluva pääsee käsittelemään
  vain niitä tietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Tietojen salassa pidosta
  säädetään nuorisolain 12 §:n 3 momentissa sekä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:ssä.
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan, tai siihen saakka kunnes asiakas täyttää 29 vuotta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme