Rakennusvalvonnan asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Elinympäristöpalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Heikkinen Janne
Puh. 040 831 6068
sähköposti: janne.heikkinen@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on viranomaistoiminta, ja seuraavat tehtävät: Rakennuslupien käsittely, lupaehtojen valvonta, rakennus- ja huoneistorekisterin päivittäminen, väestörekisterikeskukselle toimitettavan aineiston käsittely, tilastotuotanto.

Rekisterin tietosisältö

Utajärven kunnan rakennusvalvonnan keskeiset tietojärjestelmät ovat KuntaNet-kuntarekisteri ja Lupapiste-palvelu. Järjestelmissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:

Rakennuslupien hakijat, vastaavat työnjohtajat, suunnittelijat ja muut osapuolet:

• Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Turvakielto
• Ammattihenkilön koulutus, työkokemus, tieto FISE-rekisteriin kuulumisesta ja hankkeet, joissa osapuolena
• Ammattihenkilön toimittamat tutkintotodistukset, CV:t ja muut liitedokumentit

Kiinteistön omistajan tiedot:

• Nimi, osoite, henkilötunnus, mahdollinen kuolinpäivä, kotikunta, äidinkieli

Naapurin kuulemiseen liittyvät tiedot:

• Nimi, osoite

Rakennustiedot, lupatiedot ja huoneistotiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Kuntarekisterin tiedot saadaan asianosaisilta, kuten luvan hakijalta, ammattihenkilöltä, lausunnon antajalta tai asiankäsittelijältä.

Lupapiste-asiointipalvelun lupahakemukset, Maanmittauslaitoksen kiinteistörekisteri, Digi- ja väestöviraston väestötietojärjestelmä (VTJ).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Digi- ja väestötietovirastolle tiedot rakennuksista ja niiden omistajista, rakennustöiden aloituksesta, valmistumisesta ja raukeamisesta sekä poistumisista. Lupapisteeseen tieto lupapäätöksistä.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Utajärven kunnan lähiarkistot
• Utajärven kunnan väliarkisto
• Utajärven kunnan päätearkisto
• KuntaNet -kuntarekisteri
• Lupapiste -palvelu
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä

Manuaalinen aineisto:

• Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• KuntaNet -kuntarekisterin käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.
• Lupapiste -palvelun käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistonmuodostus- ja tiedonohjaussuunnitelmaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme