Varausjärjestelmän asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hallintopalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mannermaa Sari
040 629 0650
sari.mannermaa@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Varausjärjestelmää käytetään tilavarauksiin, kerhotoimintaan, leireihin, tapahtumiin ja matkoihin liittyvissä asioissa: Varausten tekemisessä, ilmoittautumisessa, yhteydenpidossa, laskutuksessa, sopimuksissa ja mahdollisessa perinnässä.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta on rekisteröidyn suostumus.

Rekisterin tietosisältö

• Varaajien tiedot: nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, osoite, laskutusosoite
• Osallistujien tiedot: nimi, yhteystiedot, syntymäaika, mahdolliset ruoka-aineallergiat
• Alle 18vuotiaan huoltajan tiedot: nimi, yhteystiedot
• Seurat/järjestöt/yhteisöt/yritykset: nimi, joukkue, y-tunnus, osoite, yhteyshenkilön yhteystiedot, laskutustiedot, tieto jäsenyydestä

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan rekisteröidyiltä itseltään tai heidän edustamilta tahoiltaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Laskutustietoja luovutetaan kunnan tilitoimistopalveluita hoitaville tahoille.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Asio-varausjärjestelmä

Manuaalinen aineisto:

• Säilytetään lukitussa kaapeissa.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• Utajärven Asio-varausjärjestelmän käyttö on rajattu pääsyoikeuksin ja käyttö perustuu henkilökohtaiseen käyttäjätunnukseen ja salasanaan.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme