Lukion opiskelijoiden liikunta- ja kulttuuriedun asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Kasvatuspalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
Sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kettukangas Jari
puh. 050 5673 335
Sähköposti: jari.kettukangas@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Utajärven lukion opiskelijoiden liikunta- ja kulttuuriedun tarjoaminen osana opiskelijoiden hyvinvoinnin edistämistä.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus.

Rekisterin tietosisältö

• Opiskelijan tiedot; nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero
• Huoltajan nimi

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään opiskelijalta itseltään, tai hänen ollessa alaikäinen huoltajaltaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Opiskelijan tiedot luovutetaan Smartum Oy:n asiakasrekisteriin liikunta- ja kulttuuriedun tilaamiseksi.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Smartum Oy:n asiakasrekisterin henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti markkinointia ja yritysten edustajien osalta tarjousten lähettämistä varten. Kaikissa tilanteissa joissa henkilötietoja siirretään EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, on jokin alla mainituista peruste:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Smartum Oy on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhteyttä Smartum Oy:n; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen siirtämiselle, tai henkilötietojen siirtämiselle EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Lisätietoja voit lukea Smartum Oy:n asiakasrekisteristä.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Opetustoimen lähiarkisto
• Smartum -verkkopalvelu

Manuaalinen aineisto:

• Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• Smartum -verkkopalvelun käyttö on suojattu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme