Rekrytointirekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hallintopalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Karhu Eeva-Kaisa
Puh. 040 610 2612
Sähköposti: eeva-kaisa.karhu@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on Utajärven kunnan henkilöstön rekrytointi.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

• Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.
• Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta.
• Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu.

Rekisterin tietosisältö

Työnhakijoiden itsestään työnhakua varten ilmoittamat tiedot mahdollisine liitetiedostoineen, ja työnantajan edustajien rekrytointiprosessissa kirjaamat tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakijat itse.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Valituksi tulleen henkilön osalta on hakijan perustietoja mahdollista siirtää työsopimuksen pohjaksi. Ei muita säännönmukaisia luovutuksia.

Rekrytointiin osallistuville hakijoille lähetetään tieto valintapäätöksestä. Valintapäätös julkaistaan myös kunnan internet sivulla.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Utajärven kunnan lähiarkistot
• Utajärven kunnan väliarkisto
• Utajärven kunnan päätearkisto
• KuntaRekry -palvelu
• Dynasty -asiahallintajärjestelmä

Manuaalinen aineisto:

• Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• KuntaRekry -palvelun käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Palvelun tietoliikenneyhteys on suojattu.
• Dynasty -asiahallintajärjestelmän käyttö on suojattu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Järjestelmän sisältöä rajoitetaan käyttöoikeusryhmillä. Ydinjärjestelmä on suljetussa tietoverkossa, josta julkaisut tehdään julkiselle julkaisualustalle. Julkaisualustan tietoliikenneyhteys on salattu.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Ei valituiksi tulleiden henkilöiden sähköisesti saapuneet hakemukset siirtyvät hakuprosessin päätyttyä poistettu -tilaan, jossa ne ovat esimiesten selattavissa säilytysajan puitteissa. Hakemuksia säilytetään järjestelmässä kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen ne poistetaan pysyvästi.

Sähköinen hakemus säilyy järjestelmässä, ellei sitä erikseen poisteta.

Rekrytoituneiden tiedot säilytetään palkkahallinnossa.

Valitun lääkärintodistukset sekä työhöntulotarkastuksen asiakirjat säilytetään palkkahallinnossa.

Kaikkien rekisteristä syntyvien asiakirjojen säilytysajat määritellään Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmassa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme