Väestörekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Elinympäristöpalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Haapapuro Noora
Puh. 08 5875 5700
sähköposti: noora.haapapuro@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Järjestelmän tarkoituksena on kunnalliset suunnittelu- ja hallintotehtävät:

• kunnan toimintaa säätelevien erityislakien edellyttämien kunnan viranomaistoimintojen hoitaminen
• kunnallinen tiedottaminen
• muut hallinto- ja valmistelutehtävät
• tilastotuotanto
• tutkimus- ja kyselytehtävät

Keskeinen lainsäädäntö

• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999 § 9 - § 12)
• Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalvelusta (661/2009 § 29 - § 30)
• Tilastolaki (280/2004 § 4 - § 11)
• Laki väestötietolain muuttamisesta (527/1999 § 24 - § 34)

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tiedot henkilöistä, joilla on vakinainen kotipaikka Utajärven kunta. Järjestelmässä on vain kunnan tehtävien kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidystä mahdollisesti talletettuja tietoja ovat:

• Henkilötunnus ja nimet.
• Osoite, kotikunta ja siellä oleva asuinpaikka.
• Perhesuhteet.
• Kansalaisuustiedot.
• Edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskevat tiedot.
• Kuolinaika.
• Henkilön ilmoittamat tiedot äidinkielestä ja asiointikielestä.
• Henkilön ilmoittamat tiedot postiosoitteesta sekä vastaavasta muusta osoitteesta.
• Huostaanottotiedot.
• Vaalien ja kansanäänestysten toimittamista varten tarvittavat tiedot
• Tiedot uskontokuntaan kuulumisesta.
• Tieto henkilön paikallisesta rekisteriviranomaisesta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriä päivitetään Väestörekisterikeskuksesta viikoittain väestönmuutostiedoilla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Utajärven kunnan toimihenkilöille ja viranomaisille luovutetaan niille säädettyjen tehtävien hoitamisessa tarpeelliset tiedot. Ei muita säännönmukaisia luovutuksia.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Utajärven kunnan lähiarkistot
• Utajärven kunnan väliarkisto
• Utajärven kunnan päätearkisto
• KuntaNet Väestö -järjestelmä
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä

Manuaalinen aineisto:

• Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden
  käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• KuntaNet Väestö -järjestelmän käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Kyselyjärjestelmien vastauksia säilytetään enintään kaksi (2) vuotta, tai oman tarpeen mukaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme