Ateriapalveluiden asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Elinympäristöpalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Karilainen Mari
Puh. 044 497 0035
sähköposti: mari.karilainen@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Utajärven kunnan ateriapalvelut tuottaa päiväkoti- ja kouluruokailun palvelua asiakkailleen sekä kunnan henkilökunnalle. Utajärven kunnan ateriapalvelut valmistavat ja toimittavat myös kokoustarjoiluja kunnan toimitiloissa järjestettäviin tilaisuuksiin. 

Rekisterin tietoja kerätään ja käsitellään palvelun tuottamista varten.

Rekisterin tietosisältö

Nimi, osoite, erityisruokavaliot, laskutustiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Koulu- ja varhaiskasvatuksen ruokapalvelua varten tiedot kerätään asiakkaalta itseltään tai hänen huoltajaltaan. Kokoustarjoiluiden tilauksissa käsiteltävät tiedot kerätään asiakkaalta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Koulu- ja varhaiskasvatuksen ruokapalvelun osalta laskutus tehdään sisäisesti, laskutusta varten ei ilmoiteta henkilötietoja, ainoastaan kappalemäärät.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Elinympäristöpalveluiden lähiarkistot
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä
• Organisaation sisäinen jaettu verkkolevy

Manuaalinen aineisto:

• Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.
• Jaettuun verkkolevyn käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaiseen tunnukseen ja salasanaan.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Koulu- ja varhaiskasvatuksen ruokapalvelun tiedot säilytetään asiakassuhteen päättymisestä seuraavan tilinpäätöksen tekoon saakka, poistetaan sen jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme