TietosuojaselosteEU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018
Utajärven kunta, HallintopalvelutVanhatie 1, 91600 UtajärviSähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi
Karhu Eeva-KaisaPuh. 040 610 2612Sähköposti: eeva-kaisa.karhu@utajarvi.fi
TietosuojavastaavaJoni Vitikka040 829 2275joni.vitikka@utajarvi.fi
Organisaation diaarin ylläpito sekä asioiden ja asiakirjojen käsittely ja päätöksenteon hoitaminen viranomaistoiminnassa.
Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.
Rekisteri sisältää Dynasty -asianhallintajärjestelmään laadittujen asiakirjojen lisäksi tiedot asioiden, asiakirjojen ja päätösten vireilletulo-, lähettämis-, saapumis-, toimenpide-, päätös- ja tiedoksiantopäivämääristä, lähettäjien ja vastaanottajien yhteystiedoista, määräajoista ja käsittelijöistä.
Asiakirjat voivat sisältää myös muita henkilöä koskevia tietoja sekä arkaluonteisia henkilötietoja, jolloin asiat/asiakirjat ovat näiltä osin salassa pidettäviä. Salassa pidettävät tiedot pidetään järjestelmässä erillään omissa aineistoissaan ja niiden käyttöä rajataan käyttöoikeuksilla.
Asiahallintarekisterin asiakirjoja ja muuta siihen liittyvää dokumentaatiota tallennetaan sähköisesti myös Therefore -dokumentinhallintajärjestelmään.
Saapuneet ja lähteneet asiakirjat, henkilöiden tai yritysten omat ilmoitukset sekä organisaation sisällä syntyneet vireillepanot ja laaditut asiakirjat.
Rekisteristä ei luovuteta tietoja suoramarkkinointiin, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.
Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn pyynnön ja ao. säädöksiin nojautuvan oikeuden perusteella:
Asiakirjojen julkisuudessa noudatetaan Lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 (24§) sekä asiakohtaista erityislainsäädäntöä.
Julkisia päätöksiä koskee Kuntalain mukainen tiedottamisvelvollisuus.
Esityslistat julkaistaan kunnan sähköiseen kokoushallintaan.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme