Viestinnän ja markkinoinnin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Elinvoimapalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tuovinen-Salo Reetta
Puh. 044 3202 303
Sähköposti: reetta.tuovinen-salo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa 

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Utajärven kunnan palveluista ja toiminnasta viestiminen sekä kunnan markkinointi. Yksilöidyt henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat:

• Tiedottaminen Utajärven kunnan toiminnasta asukkaille, palveluiden käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille (Kuntalaki 410/2015 29 § 1 mom).
• Utajärven kuntaan muuttaneiden tervetulokirjeen lähettäminen.
• Kyselyjen ja arvontojen toteuttaminen.
• Palautteen ja yhteydenottopyyntöjen vastaanotto ja käsittely.
• Markkinointiviestinnän toteuttaminen.
• Kuntalaisten osallistaminen kunnan toimintaan sähköisen keskustelukanavan kautta.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen, tai Utajärven kunnan lakisääteiseen velvoitteeseen tiedottaa toiminnastaan.

Rekisterin tietosisältö

Käsiteltävät henkilötiedot käyttötarkoituksittain:

Tiedottaminen Utajärven kunnan toiminnasta asukkaille, palveluiden käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille:

• Ulkoisen viestinnän julkaisuissa esiintyvien henkilötiedot, mm. kuva, nimi ja yhteystiedot sekä alaikäisten osalta suostumus huoltajilta.
• Utajarvi.fi verkkosivuston julkaisualustan keräämät kävijätiedot.

Utajärven kuntaan muuttaneiden tervetulokirjeen lähettäminen:

•  Kuntaan muuttaneiden perustiedot mm. nimi ja osoite.

Kyselyjen ja arvontojen toteuttaminen:

• Vastaajan perustiedot mm. nimi ja yhteystiedot ja osoite arvontapalkinnon lähettämistä varten.

Palautteen ja yhteydenottopyyntöjen vastaanotto ja käsittely:

• Palautteen tai yhteydenottopyynnön lähettäjän perustiedot mm. nimi ja yhteystiedot sekä viestin mahdollisesti sisältämät henkilötiedot.

Markkinointiviestinnän toteuttaminen:

• Markkinointiviestinnän julkaisuissa esiintyvien henkilötiedot, mm. kuva, nimi ja yhteystiedot sekä alaikäisten osalta suostumus huoltajilta.

Kuntalaisten osallistaminen kunnan toimintaan sähköisen keskustelukanavan kautta:

• Keskustelukanavan viestien yhteydessä ilmoitettava viestin lähettäjän nimi, sekä mahdolliset henkilötiedot viestissä.

Säännönmukaiset tietolähteet

• Tietoja kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään. Viestinnän ja markkinoinnin kuvajulkaisuissa esiintyviltä henkilöiltä kerätään erillinen kirjallinen suostumus, jolla henkilö antaa luvan henkilötietojensa, esim. kuvan ja/tai nimen käyttöön. Jos henkilö on alaikäinen, suostumus kerätään henkilön huoltajilta.
• Utajärven kuntaan muuttaneiden tervetulokirjeen lähettämistä varten tiedot haetaan poimintana Utajärven kunnan väestörekisteristä.
• Utajarvi.fi -verkkosivuston kävijätietoja kerätään jos verkkosivustolla vieraileva hyväksyy sivustolla olevan evästeilmoituksen suostumuksen evästeiden käytöstä.
  

Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Utajärven kunta käyttää kumppaneita tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa henkilötietojenkäsittelyssä, kuten verkkosivujen ylläpitämisessä. Siirrämme henkilötietoja näille kumppaneillemme ainoastaan siinä laajuudessa, kuin nämä kumppanimme tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Utajärven kunnan tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa.

Utajärven kunta voi jakaa kuvia ja videoita sosiaalisen median palveluissa, joita kunta käyttää viestinnässä ja markkinoinnissa. Näiden kuvien sisältämien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan kyseisten palveluiden omia tietosuojaselosteita. Katso tältä osin seuraavat sosiaalisen median palvelut:

• Facebook (https://www.facebook.com/)
• Instagram (https://www.instagram.com/)
• YouTube (https://policies.google.com/privacy)
• LinkedIn (https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy)
• Twitter (https://twitter.com/en/privacy)

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot

• Tietojärjestelmien käyttö perustuu henkilökohtaiseen käyttäjätunnukseen ja salasanaan, ja tietojen käyttö on rajattu käyttöoikeuksin.

Manuaalinen aineisto

• Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme.